Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

HopLab – Alexander Neuhuber, Friedhofstraße 1, 4084 St. Agatha, Österreich, E-Mail: support@hoplab.app. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG).

2. Rollen: Website und Konto – Patientendaten

Für die Daten von Besucherinnen und Besuchern dieser Website sowie für Kunden- und Vertragsdaten der Praxen sind wir Verantwortlicher.

Patientendaten: Für Daten, die Praxen in HopLab über ihre Patientinnen und Patienten verarbeiten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse, Versicherungsnummer, Termine, Rechnungen, Videoaufnahmen, Messwerte, Befunde und Diagnosen – Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO), ist die jeweilige Praxis verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Betroffene wenden sich mit ihren Anliegen bitte an ihre Praxis.

2a. Online-Terminbuchung über die Buchungsseite einer Praxis

Praxen können mit HopLab eine Buchungsseite anbieten – unter einer Adresse von HopLab oder eingebettet in die Website der Praxis –, auf der Patientinnen und Patienten selbst einen Termin buchen. Verantwortlich für diese Daten ist die jeweilige Praxis; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter in ihrem Auftrag (Ziffer 2). Fragen zur Buchung und Anliegen zu Ihren Daten richten Sie bitte an die Praxis; ihre Kontaktdaten stehen auf der Buchungsseite und in jeder E-Mail zur Buchung.

Verarbeitet werden die Angaben, die Sie bei der Buchung selbst eingeben: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum, die Krankenversicherung (oder „Privat / keine“) und die Sozialversicherungsnummer der behandelten Person für die Abrechnung der Praxis, bei einer Buchung für ein Kind dessen Name und Geburtsdatum, ob eine ärztliche Überweisung vorliegt, und eine freiwillige Nachricht an die Praxis – sie ist für die Buchung nicht nötig und kann Gesundheitsdaten enthalten, wenn Sie solche hineinschreiben –, dazu die gewählte Leistung, Therapeutin oder Therapeut und der Termin. Zweck ist die Vereinbarung und Verwaltung des Termins: die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, die Buchungsbestätigung, Absage oder Verschiebung über den Link in der E-Mail, die Erinnerung vor dem Termin und die Benachrichtigung der Praxis. Die E-Mails versendet Mailjet (Mailjet SAS, Rechenzentren in der EU) ohne Zählpixel und Klickverfolgung (Ziffer 7).

Buchungen, die die Praxis keiner Patientenakte zuordnet, löschen wir 30 Tage nach dem Termin, nach einer Absage oder nach Ablauf einer nicht bestätigten Vormerkung. Ordnet die Praxis die Buchung einer Patientenakte zu, gehören die Angaben zu dieser Akte und es gelten die Fristen der Praxis.

Warteliste: Ihre Angaben beim Eintrag in die Warteliste – dazu die Krankenversicherung (oder „Privat / keine“) und die Sozialversicherungsnummer der behandelten Person – verwenden wir nur, um Sie über frei werdende Termine der Praxis zu informieren (Rechtsgrundlage: Einwilligung, Widerruf jederzeit über den Link in jeder E-Mail). Speicherdauer: bis zum Ende des gewählten Zeitraums (höchstens 60 Tage) plus 7 Tage; beim Austragen werden die Angaben sofort gelöscht. Haben Sie den Eintrag bestätigt, bleibt danach 12 Monate nur ein Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO): eine nicht rückrechenbare Kennung Ihrer E-Mail-Adresse und die Zeitpunkte von Eintrag, Bestätigung und Ende. Verantwortlich ist die Praxis.

Zum Schutz vor Missbrauch, etwa automatisierten Massenbuchungen, verarbeiten wir Ihre IP-Adresse nur als gesalzenen Hashwert: in Zählern für Anfragegrenzen, die nach spätestens zwei Tagen gelöscht werden, und bei der Buchung, mit deren Kontaktdaten er gelöscht wird. Die Prüfung gegen automatisierte Anfragen (ALTCHA) rechnet Ihr Browser selbst; sie läuft ohne Dienste Dritter. Die Buchungsseite setzt keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und nutzt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge; Schriften und das Logo der Praxis werden von unserem Server geladen.

3. Aufruf der Website

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung und die zuvor besuchte Seite. Das dient der Auslieferung und der Sicherheit des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In den Zugriffsprotokollen des Webservers werden IP-Adressen nur gekürzt gespeichert; die Protokolle werden laufend überschrieben.

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge ein und binden keine Inhalte Dritter ein; Schriften werden von unserem eigenen Server geladen.

Kommen Sie über eine unserer Anzeigen, enthält die Adresse eine Kampagnenkennung (utm-Parameter, etwa „google/cpc/praxissoftware“) und das von uns gebuchte Suchwort der Anzeige, nicht Ihre eigene Sucheingabe. Sie wird beim Weiterklicken in der Adresse mitgegeben; registrieren Sie eine Praxis, speichern wir sie zur Praxis, um zu sehen, welche Anzeige zu Registrierungen führt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dafür setzen wir kein Cookie und speichern nichts in Ihrem Browser; die Kennung enthält keine Angaben zu Ihrer Person.

Registrieren Sie eine Praxis über den Empfehlungslink einer anderen Praxis, speichern wir diese Zuordnung, um die Gutschrift für die einladende Praxis zu berechnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die einladende Praxis sieht nur Anzahlen, nicht wer sich registriert hat.

4. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung und ein Sicherheits-Cookie zum Schutz vor gefälschten Anfragen (Cross-Site-Request-Forgery). Dafür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021). Weitere Daten werden nicht in Ihrem Browser gespeichert.

5. Kundenkonto und Nutzung der Anwendung

Für Registrierung und Nutzung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Name der Praxis, das Passwort (nur als Argon2id-Hash), bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung deren verschlüsselten Schlüssel sowie Rolle und Einladungen im Team (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Anmeldungen und Zugriffe auf Patientenakten und Auswertungen werden mit Zeitpunkt und Person protokolliert, ohne IP-Adresse, damit die Praxis Zugriffe nachvollziehen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f, Art. 32 DSGVO). Die Protokolle einer Praxis werden mit der Praxis gelöscht. Zu jeder Anmeldung speichern wir Browserkennung und IP-Adresse, damit Sie unter „Angemeldete Geräte“ sehen, wo Ihr Konto angemeldet ist, und fremde Anmeldungen beenden können; beides wird mit der Abmeldung gelöscht, spätestens wenn die Anmeldung abläuft.

Das Kalender-Abo enthält nur Zeit, Leistung und Praxisadresse, keine Patientendaten; wer die Adresse kennt, sieht die Terminzeiten. Widerruf jederzeit. Schaltet eine Therapeutin oder ein Therapeut für das eigene Abo „Patientennamen im Abo anzeigen“ ein, enthält es zusätzlich Vor- und Nachnamen der Patienten, die dann der von der Praxis gewählte Kalenderanbieter (etwa Google, Apple oder Microsoft) erhält.

6. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Kostenpflichtige Tarife werden über Stripe abgewickelt: Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Für Bestellung, Zahlung, Rechnungen und die Verwaltung des Abonnements im Kundenportal verarbeitet Stripe Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, gegebenenfalls UID-Nummer, Zahlungsmittel sowie Tarif und Laufzeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Zahlungsdaten wie Kartennummern geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht.

Stripe ist für Teile der Verarbeitung – etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten – selbst verantwortlich. Dabei können Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermittelt werden; dies stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, ergänzend auf Standardvertragsklauseln. Details: stripe.com/at/privacy. Patientendaten werden an Stripe nicht übermittelt.

Wird ein Tarif ohne Stripe auf Rechnung freigeschaltet, verarbeiten wir die Rechnungsdaten selbst.

7. E-Mail

Systemnachrichten (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort, Einladungen, Änderungen am Konto) versenden wir über Mailjet als Auftragsverarbeiter: Mailjet SAS, 4 rue Jules Lefebvre, 75009 Paris, Frankreich; die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in der EU. Mailjet erhält dafür nur E-Mail-Adresse, Name und den Inhalt dieser Nachrichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Öffnungs- und Klickverfolgung sind abgeschaltet: Unsere E-Mails enthalten kein Zählpixel, und Links darin führen direkt zum Ziel.

Termine: Nutzt eine Praxis den Kalender, versenden wir in ihrem Auftrag Einladungen, Änderungen, Absagen und Erinnerungen an ihre Patientinnen und Patienten und ihre Mitarbeitenden, ebenfalls über Mailjet. Mailjet erhält dafür Name und E-Mail-Adresse der Empfänger, Datum, Uhrzeit und Ort des Termins, Name und Adresse der Praxis und ihren Hinweis an den Patienten – keine Befunde, Messwerte oder Videos. Verantwortlich ist die Praxis; wir handeln in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Möchten Sie keine solchen E-Mails, sagen Sie es Ihrer Praxis: Sie kann das in Ihrer Akte vermerken, dann gehen keine automatischen E-Mails mehr an Sie hinaus.

Rechnungen: Versendet eine Praxis ihre Rechnungen per E-Mail, geschieht das ebenfalls in ihrem Auftrag über Mailjet. Mailjet erhält dafür Name und E-Mail-Adresse des Patienten und die Rechnung als PDF-Anhang mit Anschrift, Geburtsdatum, den erbrachten Leistungen mit Datum und den Beträgen – keine Befunde, Messwerte oder Videos. Antworten gehen an die Adresse der Praxis.

E-Mails liegen bis zum Versand im Postausgang auf dem HopLab-Server; scheitert der Versand, wird er bis zu viermal wiederholt. Der Inhalt wird nach dem Versand gelöscht, Empfänger und Status nach 30 Tagen.

Anfragen an support@hoplab.app leitet die E-Mail-Weiterleitung von Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) an unser Postfach bei Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) weiter. Wir verarbeiten sie zur Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; Cloudflare und Google sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Bitte senden Sie uns per E-Mail keine Patientendaten.

8. Hosting und Datensicherung

Website, Anwendung, Datenbanken und Auswertungen werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Hetzner verarbeitet dabei Daten in unserem Auftrag. Der Server wird täglich bei Hetzner in Deutschland gesichert; die Sicherungen werden 7 Tage aufbewahrt. Zusätzlich sichert der Server jede Nacht seine Daten selbst; die letzten 7 Stände bleiben auf dem Server. Zusätzlich entsteht vor jedem Update ein Stand der Daten auf dem Server; die letzten fünf werden aufbewahrt, keiner länger als 14 Tage.

9. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Daten erhalten nur die genannten Dienstleister, soweit für ihre Aufgabe erforderlich, sowie – falls nötig – unsere Steuerberatung und Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur bei der Zahlungsabwicklung durch Stripe (Abschnitt 6) und bei E-Mail-Anfragen an uns (Abschnitt 7) statt.

Krankenversicherung (WAHonline): Nutzt eine Praxis WAHonline, übermitteln wir in ihrem Auftrag und nur mit Zustimmung des Patienten jede bezahlte Rechnung, die die Praxis freigibt, über ELDA, den elektronischen Datenaustausch der österreichischen Sozialversicherung, an den zuständigen Versicherungsträger (etwa ÖGK, SVS oder BVAEB) zur Kostenerstattung: Name, Versicherungsnummer und Anschrift des Patienten, Diagnose, Leistungen mit Datum und Betrag, Rechnungsnummer, die Rechnung als PDF und eine angehängte Verordnung sowie Name, Vertragspartnernummer und Fachgebiet der Therapeutin oder des Therapeuten. Verantwortlich ist die Praxis; über die Erstattung entscheidet der Versicherungsträger.

Registrierkasse: Bezahlt ein Patient bar oder mit Karte, erstellen wir im Auftrag der Praxis einen Beleg nach der Registrierkassensicherheitsverordnung. Zur Signatur geht nur die Belegzeile – Kassen-ID, Belegnummer, Zeit und Beträge, ohne Namen – an die Signaturerstellungseinheit der Praxis (etwa A-Trust, Wien). Den Beleg selbst mit den Positionen und, falls angegeben, dem Namen bewahren wir unveränderlich auf.

10. Speicherdauer

• Kontodaten: für die Dauer der Vertragsbeziehung; danach, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht, gelöscht. Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen (Einstellungen → Profil); Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Anmeldungen werden sofort gelöscht, in den täglichen Sicherungen nach spätestens 7 Tagen, in den Ständen vor einem Update nach spätestens 14 Tagen. Einträge in einer Praxis (etwa Korrekturen mit Ihrem Namen) bleiben Teil ihrer Dokumentation.
• Unsere Rechnungen und Buchungsbelege: sieben Jahre (§ 132 Bundesabgabenordnung).
• Patientendaten und Zugriffsprotokolle: bis die Praxis sie löscht oder ihre Organisation schließt, spätestens 30 Tage nach Ende des Vertrags; in den täglichen Datensicherungen bleiben sie danach noch höchstens 7 Tage erhalten, in den Ständen vor einem Update höchstens 14 Tage.
• Rechnungen einer Praxis an ihre Patientinnen und Patienten: bis die Praxis ihre Organisation schließt, spätestens 30 Tage nach Ende des Vertrags – auch wenn sie den Patienten vorher löscht, denn sie muss ihre Rechnungen sieben Jahre aufbewahren (§ 132 Bundesabgabenordnung) und exportiert sie dafür vor der Löschung. An die Krankenversicherung übermittelte Meldungen und deren Rückmeldungen sowie die Belege der Registrierkasse ebenso lange.
• Dokumentation der Behandlungsserien und hochgeladene Dokumente: löscht die Praxis einen Patienten oder schließt sie ihre Organisation, bewahren wir sie getrennt und für die Praxis nicht mehr sichtbar zehn Jahre ab dem letzten Eintrag auf (§ 34 MTD-Gesetz) und löschen sie danach automatisch.
• Zugriffsprotokolle des Webservers: nur kurzfristig, sie werden laufend überschrieben.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Die für Registrierung und Vertrag nötigen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Praxis) sind erforderlich; ohne sie kann HopLab nicht genutzt werden.

12. Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO statt. Die Ampelbewertungen in HopLab sind Messhilfen; jede Entscheidung trifft die behandelnde Fachperson.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an support@hoplab.app. Wenn Sie meinen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

14. Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – etwa in den Zugriffsprotokollen des Webservers, bei der Beantwortung Ihrer E-Mail-Anfragen und im Protokoll der Zugriffe auf Patientenakten –, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine formlose Nachricht an support@hoplab.app genügt.

15. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.