Der Ablauf eines Termins als Maßstab
Am besten prüfen Sie eine Software an einem echten Tag Ihrer Praxis: einen neuen Patienten anlegen, drei Termine planen, einen davon verschieben, die Behandlung dokumentieren und am Ende abrechnen. Wo Sie dabei Angaben doppelt tippen oder zwischen Programmen wechseln, kostet es später an jedem Termin Zeit.
Arbeiten mehrere Therapeutinnen und Therapeuten in der Praxis, zählt außerdem, wer was sehen und ändern darf und ob jede Person einen eigenen Zugang mit eigener Anmeldung hat.
Rechnungen und Honorarnoten
Für die Buchhaltung und eine spätere Prüfung kommt es auf wenige, aber strenge Punkte an:
- fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücke
- gestellte Rechnungen bleiben unverändert, berichtigt wird mit einer Stornorechnung
- Rechnungen, Belege und Aufzeichnungen bleiben sieben Jahre verfügbar, wie es § 132 BAO verlangt
- ein Export, den die Steuerberatung ohne Nacharbeit übernehmen kann
In der Wahlphysiotherapie kommt die Honorarnote dazu, die die Kasse für die Kostenerstattung braucht, und die Frage, ob die Software sie über WAHonline elektronisch einreichen kann. Was auf die Honorarnote gehört, steht im Beitrag zur Honorarnote in der Physiotherapie.
Registrierkasse: eigene Pflicht, eigene Regeln
Eine Rechnungsfunktion ist nicht automatisch eine Registrierkasse im Sinne der Registrierkassensicherheitsverordnung. Fragen Sie deshalb ausdrücklich nach, ob die Software Belege signiert und wie die Kasse in FinanzOnline angemeldet wird. Ab wann eine Praxis eine Registrierkasse braucht, steht im Beitrag zur Registrierkasse in der Physiotherapie.
Gesundheitsdaten und Datenschutz
Behandlungsdaten sind Gesundheitsdaten und nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Speichert ein Anbieter sie für Ihre Praxis, verarbeitet er sie in Ihrem Auftrag; dafür braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Vor der Entscheidung sollten diese Antworten vorliegen:
- In welchem Land stehen Server und Sicherungen?
- Gibt es eine Anmeldung mit zweitem Faktor?
- Wird protokolliert, wer eine Akte geöffnet oder geändert hat?
- Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt, etwa für den E-Mail-Versand?
Kosten und Wechsel
Preise je Zugang wachsen mit dem Team, Pauschalen lohnen sich eher für große Praxen. Wichtiger als der Monatspreis ist oft, was ein Wechsel kostet: Lassen sich alle Daten jederzeit vollständig und in lesbaren Formaten exportieren, ist die Praxis nicht an einen Anbieter gebunden.
Eine Testphase ist dann aussagekräftig, wenn Sie darin echte Abläufe durchspielen, einschließlich einer Probe-Rechnung und eines Exports.