Registrierkasse Physiotherapie: Grenzen und Belege

Die zwei Umsatzgrenzen

Nach § 131b BAO braucht ein Betrieb eine Registrierkasse, wenn er mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz erzielt und davon mehr als 7.500 Euro Barumsatz. Beide Grenzen müssen überschritten sein. Als Barumsatz zählt dabei nicht nur Bargeld:

• Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte, auch mit dem Mobiltelefon
• Barschecks sowie ausgegebene Gutscheine und Bons
• nicht aber eine spätere Zahlung per Erlagschein oder E-Banking

Eine Praxis, deren Patientinnen die Honorarnote fast immer überweisen, bleibt deshalb oft unter der Grenze für Barumsätze, auch wenn ihr Jahresumsatz deutlich höher ist.

Ab wann die Pflicht gilt

Die Pflicht beginnt nicht sofort, sondern mit dem vierten Monat nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen zum ersten Mal überschritten wurden. Wer monatlich meldet und im Februar darüber kommt, braucht die Kasse ab 1. Juni.

Bleibt die Praxis in einem späteren Jahr unter den Grenzen und ist das auch für die Zukunft zu erwarten, endet die Pflicht mit Beginn des folgenden Jahres.

Belege ab dem ersten Euro

Unabhängig von der Registrierkasse gilt die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO ab dem ersten Barumsatz: Für jede Zahlung in bar oder mit Karte bietet die Praxis einen Beleg an und bewahrt eine Kopie sieben Jahre auf. Auf den Beleg gehören unter anderem:

• der Name der Praxis
• eine fortlaufende Nummer, die den Beleg eindeutig kennzeichnet
• das Datum der Ausstellung
• die Leistung und der Betrag
• mit Registrierkasse zusätzlich die Kassenidentifikationsnummer und der maschinenlesbare Code

Seit 1. Oktober 2026 dürfen Betriebe mit Registrierkasse den Beleg auch elektronisch geben, etwa per E-Mail oder App. Einen Papierbeleg kann die Patientin trotzdem verlangen.

Startbeleg, FinanzOnline, Jahresbeleg

Eine Registrierkasse nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) signiert jeden Beleg mit einer Signaturerstellungseinheit und verkettet ihn mit dem vorigen. Vor dem ersten Beleg melden Sie Signaturerstellungseinheit und Kasse in FinanzOnline an und prüfen den Startbeleg, etwa mit der BMF Belegcheck-App.

Danach ist jedes Jahr der Monatsbeleg für Dezember zugleich der Jahresbeleg. Er wird wie der Startbeleg geprüft, spätestens bis 15. Februar des Folgejahres.

Wer trotz Pflicht ohne Registrierkasse arbeitet, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit; die Strafe kann bis zu 5.000 Euro betragen.

Registrierkasse in HopLab

In HopLab ist eine Registrierkasse nach RKSV eingebaut. Bezahlt eine Patientin bar oder mit Karte, entsteht der Beleg als Bon, als A4-Seite oder per E-Mail. Signiert wird mit der eigenen Signaturerstellungseinheit der Praxis von A-Trust; HopLab erstellt den Startbeleg und zeigt Schritt für Schritt, was Sie in FinanzOnline eintragen. Monats- und Jahresbelege entstehen automatisch.

Quellen

1. § 131b BAO, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (Rechtsinformationssystem des Bundes)
2. § 132a BAO, Belegerteilungspflicht (Rechtsinformationssystem des Bundes)
3. Unternehmensserviceportal des Bundes: Registrierkassenpflicht, Stand 1. Oktober 2026
4. Unternehmensserviceportal des Bundes: Kassenbelege, Stand 1. Oktober 2026
5. Unternehmensserviceportal des Bundes: Lexikon, Barumsatz
6. Wirtschaftskammer Österreich: Prüfung des Jahresbelegs der Registrierkasse