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Registrierkasse in Betrieb nehmen
Kurz gesagt
Unter „Registrierkasse“ führt HopLab Schritt für Schritt durch die Inbetriebnahme: Signaturerstellungseinheit von A-Trust verbinden, Kasse anlegen, Startbeleg erstellen, beides in FinanzOnline registrieren, Startbeleg mit der App „BMF Belegcheck“ prüfen. Erst danach bekommen Bar- und Kartenzahlungen einen Beleg.
Wo finde ich das?EinstellungenRegistrierkasse
Was Sie brauchen
- Eine eigene Signaturerstellungseinheit „A-Trust a.sign RK HSM“ mit Benutzername (beginnt mit „u“, aus den Unterlagen von A-Trust) und Signatur-Passwort.
- Zugang zu FinanzOnline.
- Die App „BMF Belegcheck“ auf einem Handy.
Schritt für Schritt
- „Signaturerstellungseinheit verbinden“EinstellungenRegistrierkasse
- „Registrierkasse anlegen“
HopLab vergibt die Kassen-ID und erstellt den Startbeleg.
- „In FinanzOnline registrieren“
HopLab zeigt, was Sie in FinanzOnline eintragen: Zertifikat, Kassenidentifikationsnummer, AES-Schlüssel. Sie tragen es selbst ein.
- „Startbeleg prüfen“
Mit „BMF Belegcheck“, dann in HopLab bestätigen.
So sieht es in HopLab aus
Registrierkasse ist in Betrieb – Bar- und Kartenzahlungen erhalten ab jetzt einen Beleg.
Einrichten dürfen Inhaber:in und Administrator:in.
Belege ausstellen, drucken und stornieren
Kurz gesagt
Vermerken Sie an einer Rechnung eine Bar- oder Kartenzahlung, stellt HopLab den Beleg selbst aus. Unter „Kasse“ stehen alle Belege: Dort öffnen Sie jeden erneut als Bon oder A4, senden ihn per E-Mail oder stornieren ihn.
Wo finde ich das?Kasse
Beleg ausstellen
- Zu einer Rechnung: „Zahlung vermerken“ mit Zahlungsart bar oder Karte (Bar, Karte oder ein anderes Datum); danach „Bon drucken“.
- Ohne Rechnung: unter „Kasse“ „Barverkauf“, etwa für ein Theraband; eine Leistung aus der Preisliste lässt sich übernehmen.
Einen Beleg noch einmal drucken oder senden
- „Kasse“ öffnenKasse
- Beleg suchen
Die Belege stehen nach Datum.
- „Bon“, „A4“ oder „Senden“
„Bon“ für den Bondrucker, „A4“ für ein Blatt, „Senden“ als PDF per E-Mail an den Patienten.
Beleg stornieren
„Stornieren“ am Beleg erstellt einen Stornobeleg; der ursprüngliche bleibt unverändert. Gehört der Beleg zu einer Rechnung, stornieren Sie besser die Rechnung oder nehmen dort die Zahlung zurück: Das storniert den Beleg mit. Die Rolle Rezeption kann keine Belege stornieren.
Wenn die Signatur ausfällt
Ist A-Trust nicht erreichbar, tragen Belege den Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Sobald A-Trust wieder erreichbar ist, erstellt HopLab automatisch den Sammelbeleg. Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, melden Sie ihn in FinanzOnline; HopLab erinnert unter „Registrierkasse“ mit „Ausfall melden“.
Monatsbeleg, Jahresbeleg und Datenexport (DEP)
Kurz gesagt
Monatsbelege und im Dezember den Jahresbeleg erstellt HopLab von selbst. Den Jahresbeleg prüfen Sie mit der App „BMF Belegcheck“ und vermerken das in HopLab. Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) exportieren Sie, wenn das Finanzamt es verlangt.
Wo finde ich das?KasseEinstellungenRegistrierkasseDatenerfassungsprotokoll
Monats- und Jahresbeleg
Sie entstehen vor dem ersten Beleg eines neuen Monats oder nachts von selbst; Sie müssen nichts tun. Für den Jahresbeleg erscheint unter „Registrierkasse“ eine Aufgabe:
So sieht es in HopLab aus
Öffnen Sie den Jahresbeleg unter Kasse, prüfen Sie ihn mit der App „BMF Belegcheck“ und bewahren Sie ihn sieben Jahre auf.
Danach „Erledigen“. Den Jahresbeleg abrufen dürfen alle Rollen außer der Rezeption.
Datenerfassungsprotokoll (DEP)
Alle Belege der Kasse, unveränderlich – für die Finanzverwaltung auf Verlangen als Export nach RKSV. Inhaber:in und Administrator:in laden es im Reiter „Datenerfassungsprotokoll“ herunter.
EinstellungenRegistrierkasseDatenerfassungsprotokoll
Kasse außer Betrieb nehmen
Im Reiter „Außer Betrieb nehmen“: HopLab erstellt den Schlussbeleg (zur Bestätigung „SCHLUSSBELEG“ eingeben). Danach melden Sie die Kasse in FinanzOnline ab; die Belege bleiben sieben Jahre gespeichert.