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Standorte anlegen und die Praxisadresse ändern
Kurz gesagt
Die Adresse Ihrer Praxis steht beim Hauptstandort unter „Örtlichkeiten“. Behandeln Sie an weiteren Adressen, legen Sie dort je Standort Name, Adresse und Telefon an. Mit nur einem Standort ändert sich im Kalender nichts.
Wo finde ich das?EinstellungenÖrtlichkeitenStandorte
Die Adresse der Praxis
Der erste Eintrag der Liste ist der Hauptstandort. Über den Stift ändern Sie seinen Namen und das Feld „Adresse der Praxis“. Sie steht in jeder Einladung als Ort des Termins. Bleibt das Feld leer, gilt die Anschrift aus „Rechnungen & Preise“.
EinstellungenÖrtlichkeitenStandorte(Hauptstandort) ✎
Der Hauptstandort lässt sich nicht löschen.
Einen weiteren Standort anlegen
- „+ Standort“ wählenEinstellungenÖrtlichkeitenStandorte
- Name, Adresse, Telefon
Der Name erscheint im Kalender und auf der Buchungsseite; er muss eindeutig sein. Das Telefon ist freiwillig.
- Räume und Arbeitszeiten zuordnen
Jeder Raum gehört zu einem Standort (Räume je Standort); in den Arbeitszeiten wählt jede Therapeut:in je Zeitblock den Ort (Arbeitszeiten und Standorte einrichten).
Ab zwei Standorten gibt es im Kalender den Filter „Standort“, jeder Termin nennt seinen Ort, und Einladung, Erinnerung und Kalenderdatei tragen die Adresse des Standorts. Höchstens 21 Standorte.
Farbe im Kalender
Ab zwei Standorten steht neben dem Stift jedes Standorts ein runder Farbknopf. Er öffnet eine feste Auswahl leiser Farben; gespeichert wird sofort. Im Kalender tragen geplante Termine die helle Farbe ihres Standorts, die Farbe der Leistung oder Terminart bleibt als schmaler Streifen links.
Dieselbe Farbe für zwei Standorte ist erlaubt; die Liste zeigt dann „Gleiche Farbe wie …“. „Automatisch“ nimmt die Farbe nach dem Platz in der Liste.
Räume je Standort
Kurz gesagt
Schalten Sie unter „Räume“ den Schalter „Räume bei Terminen“ ein und legen Sie die Räume je Standort an. Danach wählt jeder Termin seinen Raum; zur selben Zeit vergibt HopLab einen Raum nie zweimal.
Wo finde ich das?EinstellungenÖrtlichkeitenRäume
Räume anlegen
- „Räume bei Terminen“ einschaltenEinstellungenÖrtlichkeitenRäume
- „+ Raum“ wählen
Name und Standort. Der Name muss je Standort eindeutig sein.
Anlegen, umbenennen und löschen können Inhaber:in und Administrator:in; wählen kann jede Person im Team. Im Termin stehen nur die Räume des Standorts, an dem der Termin ist.
Was passiert, wenn …
| Sie … | dann … |
|---|
| einen Raum löschen | bleiben seine Termine bestehen, ohne Raum. |
| den Schalter ausschalten | bleiben Räume und Zuordnung erhalten; sie erscheinen nur nicht mehr. |
| den Standort eines Termins wechseln | fällt der Raum weg; wählen Sie einen Raum des neuen Standorts. |
Der Raum steht in der Einladung an den Patienten, auch bei Gruppenterminen.
Arbeitszeiten und Standorte einrichten
Kurz gesagt
Wählen Sie unter „Arbeitszeiten“ die Therapeut:in und tragen Sie je Wochentag Zeitblöcke ein, bei mehreren Standorten mit Ort. Ändern sich die Zeiten ab einem Tag, legen Sie einen neuen Plan an, statt den alten zu überschreiben.
Wo finde ich das?EinstellungenArbeitszeiten & AbwesenheitenArbeitszeiten
Zeiten eintragen
- Therapeut:in wählen
Ihre eigenen Zeiten ändern Sie selbst, die anderer nur Inhaber:in und Administrator:in.
EinstellungenArbeitszeiten & AbwesenheitenArbeitszeiten - Plan prüfen
Die Seite öffnet den Plan, der heute gilt („gilt jetzt“).
- Blöcke je Wochentag
Mehrere Blöcke je Tag sind möglich, etwa 8–12 und 14–18 Uhr, jeder mit Standort.
- Speichern
Zur selben Zeit kann eine Person nur an einem Standort sein. Überschneiden sich zwei Blöcke an verschiedenen Standorten, lehnt HopLab ab:
So sieht es in HopLab aus
Mo: 10:00–12:00 Uhr ist an zwei Standorten eingetragen – zur selben Zeit geht nur einer.
Die Online-Buchung bietet nur Zeiten innerhalb der Arbeitszeiten an. Im Kalender zeigt ein heller Streifen, wann jemand wo arbeitet.
Ab einem Datum andere Zeiten
Unter „Neuer Plan gültig ab“ ein Datum wählen und „Plan anlegen“. Der neue Plan beginnt mit den Zeiten des Plans, der gerade gilt; ändern Sie, was anders wird. Bis zu diesem Datum gilt der alte Plan weiter.
Nur eine Woche anders? Im Kalender „Arbeitszeit dieser Woche“ wählen (am Telefon im Menü „Mehr“): Die Termine verschwinden, die Arbeitszeiten stehen als Felder im Raster. Ziehen Sie ein Feld wie einen Termin, an den Rändern ändert sich die Länge, auf freier Zeit entsteht ein neues; ein Klick zeigt die ganze Woche. Die neuen Zeiten gelten sieben Tage lang überall, auch in der Online-Buchung; danach gilt wieder der Plan. Bestehende Termine bleiben, der Dialog nennt die, die außerhalb liegen. Das darf auch die Rezeption, für alle Therapeut:innen.
Ein neuer Plan ohne Zeiten an einem Standort heißt: ab dann dort nicht mehr.
Urlaub, Krankenstand und Feiertage eintragen
Kurz gesagt
Tragen Sie unter „Abwesenheiten“ Urlaub, Krankenstand oder Fortbildung ein, für eine Person oder die ganze Praxis. Dann bietet die Online-Buchung dort keine Zeiten an. Bestehende Termine bleiben stehen: Sagen Sie sie im Kalender ab.
Wo finde ich das?EinstellungenArbeitszeiten & AbwesenheitenAbwesenheitenEinstellungenArbeitszeiten & AbwesenheitenFeiertage
Abwesenheit eintragen
- „+ Abwesenheit“ wählenEinstellungenArbeitszeiten & AbwesenheitenAbwesenheiten
- Für wen
Eine Person oder „Ganze Praxis“.
- Grund
Urlaub, Krankenstand, Fortbildung oder Sonstiges. Gespeichert wird nur der Grund, kein Freitext.
- Zeitraum
„Ganztägig“ mit erstem und letztem Tag, sonst mit Uhrzeit.
Dieselbe Liste öffnet im Kalender der Knopf „Abwesenheiten“ (am Telefon im Menü „Mehr“). Dort trägt auch die Rezeption ein, etwa wenn sich jemand krank meldet: für jede Therapeut:in, nicht für die ganze Praxis.
Im Kalender steht die Abwesenheit als Eintrag „Abwesend“ mit dem Namen der Person: ganze Tage oben beim Datum, einzelne Stunden im Raster, in der Monatsansicht am Tag. Der Grund steht nur in der Liste, nicht im Kalender. Ein Klick auf den Eintrag öffnet die Liste.
Termine, die schon im Kalender stehen
Eine Abwesenheit sagt keinen Termin ab. Öffnen Sie jeden betroffenen Termin im Kalender und wählen Sie „Absagen“; ist „Änderung per E-Mail mitteilen“ angehakt, bekommt der Patient eine Absage.
Kalender(Termin öffnen)Absagen
Feiertage
Die österreichischen gesetzlichen Feiertage sind eingetragen; an ihnen bietet die Online-Buchung keine Zeiten an. Hat Ihre Praxis an einem davon offen, wählen Sie ihn unter „Feiertage“ ab.
Wo ist die Praxisadresse aus Einstellungen › Kalender?
Kurz gesagt
Sie steht jetzt unter „Örtlichkeiten“ beim Hauptstandort, im Feld „Adresse der Praxis“. Gespeichert ist dieselbe Adresse wie vorher; Sie müssen nichts neu eintragen.
Wo finde ich das?EinstellungenÖrtlichkeitenStandorte(Hauptstandort) ✎
Was sonst aus „Kalender“ verschwunden ist
| Früher unter Einstellungen › Kalender | Heute |
|---|
| Adresse der Praxis | Örtlichkeiten › Standorte, beim Hauptstandort |
| Antwortadresse | Entfällt. Antworten auf Termin-E-Mails gehen an die E-Mail der Praxis unter „Rechnungen & Preise › Rechnungsdaten“. |
| Zeitzone | Wird nicht mehr gezeigt; sie bleibt Europe/Vienna. |
Unter „Kalender“ stehen jetzt nur die übliche Dauer eines Termins und die Terminarten (Farben, Terminarten und Ersttermin).
Hatte Ihre Praxis eine eigene Antwortadresse, die von der E-Mail der Praxis abweicht, zeigt „Kalender“ den Hinweis „Antworten … gehen noch an …“ mit „Umstellen“. Bis Sie umstellen, ändert sich nichts.
Warum lässt sich ein Standort nicht löschen?
Kurz gesagt
An dem Standort hängt noch etwas: Räume, laufende oder künftige Arbeitszeiten oder kommende Termine. Die Meldung zählt auf, was. Verlegen oder entfernen Sie das, dann geht es.
Wo finde ich das?EinstellungenÖrtlichkeitenStandorte
Die Meldung und was Sie tun
So sieht es in HopLab aus
An diesem Standort hängen noch 2 Räume, 3 kommende Termine. Bitte zuerst verlegen oder entfernen.
| Es hängen noch … | So lösen Sie es |
|---|
| Räume | Unter „Räume“ löschen oder einem anderen Standort geben. |
| Arbeitszeiten | Einen neuen Plan ohne Zeiten an diesem Standort anlegen. |
| kommende Termine | Im Kalender auf einen anderen Standort legen oder absagen. |
Ein gelöschter Standort bleibt für vergangene Termine lesbar: Sie behalten Name und Adresse. Den Hauptstandort können Sie nicht löschen, nur umbenennen.
Meine Arbeitszeiten gelten nicht
Kurz gesagt
Meist sind die Zeiten in einem anderen Plan eingetragen als dem, der heute gilt. Öffnen Sie die Auswahl „Plan“: Nur der Plan mit „gilt jetzt“ zählt heute. Tragen Sie die Zeiten dort ein.
Wo finde ich das?EinstellungenArbeitszeiten & AbwesenheitenArbeitszeitenPlan
Was neben dem Plan steht
| Neben dem Plan | Bedeutung |
|---|
gilt jetzt | Dieser Plan gilt heute. Hier eingetragene Zeiten wirken sofort. |
bis TT.MM.JJJJ | Ein älterer Plan, abgelöst ab dem nächsten Plan. Änderungen wirken nur bis zu diesem Tag. |
noch nicht aktiv | Gilt erst ab seinem Datum. Bis dahin zählt der Plan mit „gilt jetzt“. |
An einem Tag gilt immer der Plan mit dem spätesten „gültig ab“ bis zu diesem Tag. Ein abgelöster Plan sagt es auch selbst:
So sieht es in HopLab aus
Dieser Plan gilt nur bis 17.10.2026 – ab 18.10.2026 gilt der Plan ab 18.10.2026.