§ 10 Team & Sicherheit · Überblick
KI und Datenschutz
Wo Videos und Befunde liegen und wer sie sieht. Hosting in Deutschland, eigene Datenbank je Praxis, keine externen KI-Dienste, Auskunft, Export und Löschung.
Die Auswertung rechnet ohne externe Dienste, Videos und Befunde bleiben in Deutschland.
Jede Anfrage prüft die Mitgliedschaft; automatische Tests belegen, dass Patienten, Uploads und Aufträge einer Praxis für eine andere unsichtbar sind.
Datenfluss als GrafikAV-VertragVorlage FolgenabschätzungDatenschutzerklärung
Die Windows-Anwendung rechnet lokal auf dem Praxisrechner: Desktop-Anwendung. Wer welche Daten abrechnet: Abrechnung.
Datenhaltung und Rechte der Patienten: alle Einträge
Standort, Dienstleister, Verträge, Auskunft, Export und Löschung.
Hosting bei Hetzner in Deutschland
Plattform, Patientendaten und Sicherungen liegen auf Servern von Hetzner in Deutschland. Die Auswertung selbst nutzt keine externen Dienste.
Server und Sicherungen stehen in deutschen Rechenzentren von Hetzner; Hetzner verarbeitet dabei Patientendaten im Auftrag und ist im AV-Vertrag als Unterauftragnehmer genannt. Firewall, SSH nur mit Schlüssel, automatische Sicherheitsupdates; das Zugriffslog des Webservers speichert IP-Adressen nur gekürzt. Verschlüsselt ist die Übertragung; das Datenvolume auf dem Server und die Sicherungen sind nicht zusätzlich verschlüsselt.
Eigene Datenbank je Praxis
Die Patientendaten Ihrer Praxis liegen in einer eigenen Datenbank und einem eigenen Verzeichnis, getrennt von allen anderen Praxen, auch auf der Festplatte.
Je Praxis eine eigene Datenbank mit Patienten, Tests und Korrekturen sowie ein eigenes Verzeichnis für Videos, Ergebnisse, Messdaten und Befunde. Konten und Abonnements liegen getrennt in der Plattformdatenbank. Jede Anfrage prüft die Mitgliedschaft; automatische Tests belegen, dass Patienten, Uploads und Aufträge einer Praxis für eine andere unsichtbar sind.
Vollständiger Datenexport der Praxis
Sie können jederzeit alle Daten Ihrer Praxis als ZIP-Archiv herunterladen, auch nach Ende des Abonnements. Ihre Daten sind nicht an HopLab gebunden.
Enthalten: Datenbank mit Patienten, Tests und Korrekturen, hochgeladene Videos, Ergebnisse, Messdaten (Neuberechnung ohne Video möglich), Befunde, Belegbilder, Termine, Rechnungen samt PDFs und eine LIESMICH-Datei zum Aufbau. Für Inhaber und Administratoren; Erstellen und Herunterladen werden protokolliert, das Archiv wird nach 72 h gelöscht.
Patientenauskunft nach Art. 15 DSGVO
Fragt ein Patient nach seinen Daten, laden Sie in seiner Akte mit einem Klick alles über ihn als ZIP herunter – zum Weitergeben oder zur Mitnahme in eine andere Praxis.
Enthalten: Stammdaten, Körperkarten, Videos, Ergebnisse (auch als Tabelle nach Ihren Korrekturen), Befunde, Termine, Rechnungen samt PDFs, Meldungen an die Krankenversicherung, Kassenbelege zu den Rechnungen und das Zugriffsprotokoll der Akte ohne Namen der Mitarbeitenden – in JSON, CSV und PDF, mit einer LIESMICH-Datei. Daten anderer Patienten sind nicht dabei. Für Inhaber und Administratoren; Erstellen und Herunterladen werden protokolliert, das Archiv wird nach 72 h gelöscht, mit dem Patienten sofort.
Löschen: Test, Auswertungen eines Termins, Patient oder Praxis
Sie löschen gezielt einen Test, alle Auswertungen eines Termins, einen Patienten oder die ganze Praxis. Gelöscht werden auch Videos und Befunde auf dem Server.
Gesperrt, solange für die Daten ein Auftrag läuft. Die Praxis löscht nur ein Inhaber, mit Eingabe des Praxisnamens und des Passworts; ein laufendes Abonnement endet sofort. Automatisch gelöscht werden unfertige Uploads nach 24 h, Exporte nach 72 h und nach Vertragsende die ganze Praxis nach 30 Tagen. In den täglichen Sicherungen bleiben gelöschte Daten höchstens 7 Tage erhalten, in den Ständen vor einem Update bis zum fünften folgenden Update.
Keine Analyse-Tools, kein Modelltraining mit Ihren Daten
Website und Anwendung laden keine Analyse- oder Werbeskripte, und Ihre Videos trainieren keine Modelle.
HopLab lädt keine Analyse- oder Werbeskripte, Schriften kommen vom eigenen Server, Cookies gibt es nur für die Anmeldung und den CSRF-Schutz. Auch die E-Mails enthalten kein Zählpixel und keine umgeleiteten Links: Jede Nachricht schaltet beim Versanddienst Öffnungs- und Klickverfolgung ab. Die Modelle sind vortrainiert und quelloffen; mit Ihren Videos wird nichts trainiert.
E-Mail-Versand über einen SMTP-Anbieter
Konto-E-Mails sowie Termine und Rechnungen an Patienten verschickt ein SMTP-Anbieter. Er erhält Name, E-Mail-Adresse und Inhalt, aber keine Befunde, Messwerte oder Videos.
Bei Terminen enthält die Nachricht Datum, Uhrzeit und Ort, bei Rechnungen das PDF; versandt wird im Auftrag der Praxis. Ohne SMTP-Zugang verschickt die Plattform keine Nachrichten. Den Anbieter nennt die Liste der Unterauftragnehmer im AV-Vertrag. Bis zum Versand liegt jede Nachricht im Postausgang auf dem HopLab-Server; scheitert der Versand, versucht HopLab es nach 1 min, 10 min, 1 h und 6 h erneut, danach steht ein Eintrag im Zugriffsprotokoll. Der Inhalt wird nach dem Versand gelöscht, Empfänger und Status nach 30 Tagen. Das Protokoll des Servers hält zu jeder Nachricht nur den ersten Buchstaben der Adresse, die Domain und die Message-ID fest, keinen Betreff. Die Nachrichten sind schlicht: ein Satz, ein Knopf und der Link zum Kopieren.
AV-Vertrag bei der Registrierung
Sie bleiben Verantwortliche für Ihre Patientendaten. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nehmen Sie bei der Registrierung an, die Fassung wird protokolliert.
AGB, Datenschutzerklärung und AV-Vertrag werden in einem Schritt angenommen.
Eigenes Konto löschen
Ihr Konto löschen Sie selbst unter Einstellungen → Profil. Vorher zeigt HopLab, was mit Ihren Praxen geschieht; Sie bestätigen mit Ihrem Passwort und sind danach abgemeldet.
Gelöscht werden Name, E-Mail-Adresse, Passwort und alle Anmeldungen. Eine Praxis, in der Sie allein sind, wird mitgelöscht – mit allen Patientendaten, Videos, Befunden und Rechnungen, ein laufendes Abonnement endet sofort; der Dialog rät vorher zum Export, denn Rechnungen sind sieben Jahre aufzubewahren. Sind Sie einzige Inhaberin oder einziger Inhaber einer Praxis mit weiteren Mitgliedern, ernennen Sie zuerst unter „Organisation & Team“ jemand anderen; der Dialog führt dorthin. Aus allen anderen Praxen treten Sie nur aus; diese bleiben mit ihren Patientendaten für das Team bestehen, und Ihr Name bleibt an Einträgen wie Korrekturen. Die E-Mail-Adresse ändert derzeit der Support.
Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung
Für die Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erhalten Sie eine Vorlage mit allem, was HopLab als Auftragsverarbeiter beitragen kann; Sie ergänzen die Angaben Ihrer Praxis.
Beschreibung der Verarbeitung, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherdauer, Notwendigkeit und sieben typische Risiken mit den Maßnahmen von HopLab und Vorschlägen für die Praxis; zum Ausdrucken oder Speichern als PDF. Die Vorlage ist keine Rechtsberatung.