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Online-Buchung einrichten
Kurz gesagt
Unter „Online-Buchung“ schalten Sie die Buchungsseite ein, wählen die Leistungen, die online buchbar sind, und legen die Regeln fest: wie kurzfristig und wie weit im Voraus gebucht werden darf und bis wann eine Absage geht.
Wo finde ich das?EinstellungenOnline-Buchung
Schritt für Schritt
- „Allgemein“: einschalten und Adresse
Die Adresse der Buchungsseite: Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche. Ändern Sie sie, leitet die alte noch 90 Tage weiter und bleibt 24 Monate für andere Praxen gesperrt.
EinstellungenOnline-BuchungAllgemein - „Leistungen“ freigeben
Je Leistung die Buchungsart: „Sofortbuchung“, „Anfrage“ (wartet auf Ihr OK) oder „Gruppe / Kurs“. Dazu Puffer davor und danach.
EinstellungenOnline-BuchungLeistungen - „Aussehen & Regeln“
Logo, Farbe, Begrüßung und die Buchungsregeln (unten).
EinstellungenOnline-BuchungAussehen & Regeln - „Einbinden“
Den Link, zwei Zeilen Code für Ihre Website oder den QR-Code zum Ausdrucken.
EinstellungenOnline-BuchungEinbinden
Gebucht wird nur in den Arbeitszeiten, nie während einer Abwesenheit, an Feiertagen oder wenn der eigene Kalender belegt ist (Kalender-Abgleich mit Google, Outlook und Apple). Die Online-Buchung ist ein Zusatzmodul; gebucht wird es unter „Tarif & Abrechnung › Online-Buchung“.
Die Buchungsregeln
| Feld | Bedeutung |
|---|
| Vorlauf (Stunden) | So lange vorher ist ein Termin spätestens buchbar. Bei 24 lässt sich morgen früh heute Abend nicht mehr buchen. |
| Buchungszeitraum (Tage) | So weit im Voraus kann gebucht werden. |
| Raster | In welchem Abstand die Seite Beginnzeiten anbietet. |
| Stornofrist (Stunden) | Bis dahin sagen Patienten online ab oder verschieben; danach ist der Termin verbindlich. |
| Stornobedingungen | Ein Satz, etwa zur Ausfallgebühr; steht in der Übersicht und in den E-Mails. |
| Höchstens offene Termine je E-Mail | Mehr Termine kann eine Adresse nicht gleichzeitig offen haben. |
Mit mehreren Standorten
Patienten wählen zuerst „An welchem Standort?“. Danach sehen sie nur Leistungen, Therapeut:innen und Zeiten dieses Standorts. Welche Standorte angeboten werden: Ein Standort fehlt auf der Buchungsseite.
Buchungseingang: Anfragen bestätigen
Kurz gesagt
Unter „Buchungen“ steht jede Online-Buchung. Bestätigen oder lehnen Sie Anfragen ab und ordnen Sie jede Buchung einer Akte zu – erst dann laufen Erinnerungen und Änderungen über den Kalender.
Wo finde ich das?Buchungen
Schritt für Schritt
- „Buchungen“ öffnen
Die Zahl in der Seitenleiste nennt, was offen ist.
Buchungen - Anfrage bestätigen oder ablehnen
Beim Ablehnen schreiben Sie eine Nachricht und schlagen auf Wunsch eine andere Zeit vor.
- „Zuordnen“
HopLab schlägt passende Akten vor; „Andere Akte suchen“ oder eine neue Akte. HopLab ordnet nie selbst zu.
- „Termin ändern“
Öffnet einen kommenden Termin gleich im Eingang, wie im Kalender: Zeit, Therapeut:in oder Ort ändern. Die Patientin bekommt die neue Zeit per E-Mail.
Angaben aus der Buchung übernehmen
Beim Zuordnen zu einer bestehenden Akte schreibt HopLab nichts in die Akte. Fehlen dort E-Mail, Telefon, Krankenversicherung oder Versicherungsnummer der Buchung oder stehen sie anders da, fragt HopLab:
So sieht es in HopLab aus
Angaben aus der Buchung übernehmen?
Kreuzen Sie an, was in die Akte soll – vorausgewählt ist nichts. „Nichts übernehmen“ lässt die Akte, wie sie ist. Erinnerungen und Änderungen gehen immer an die Adresse der Akte.
Online gebucht, aber nicht im Kalender?
- Noch nicht bestätigt: Eine Buchung gilt erst, wenn die Patientin ihre E-Mail-Adresse bestätigt hat. Bis dahin ist der Termin 20 Minuten gestrichelt vorgemerkt, danach verfällt er.
- Anfrage: Bei der Buchungsart „Anfrage“ steht der Termin gelb im Kalender, bis Sie ihn im Buchungseingang bestätigen.
- Filter: Prüfen Sie den Filter „Standort“ und die gezeigte Therapeut:in im Kalender.
Persönlicher Buchungslink
Bestehenden Patienten schicken Sie aus der Akte einen „Persönlichen Buchungslink“: im Menü „⋯“ auf „Buchungslink senden“. Die Angaben sind vorausgefüllt, der Termin landet direkt in der Akte. Der Link gilt 90 Tage und lässt sich widerrufen.
Patienten(Patient öffnen)⋯ Weitere AktionenBuchungslink senden
Ein Standort fehlt auf der Buchungsseite
Kurz gesagt
Die Buchungsseite zeigt einen Standort nur, wenn dort jemand laufende oder künftige Arbeitszeiten hat und mindestens eine online buchbare Leistung dort angeboten wird. Prüfen Sie beides.
Wo finde ich das?EinstellungenArbeitszeiten & AbwesenheitenArbeitszeitenEinstellungenRechnungen & PreisePreisliste(Leistung öffnen)Standorte
Was Sie prüfen
- Arbeitszeiten am Standort
Hat mindestens eine Person im Plan, der gilt, einen Block an diesem Standort? Achten Sie auf „gilt jetzt“: Meine Arbeitszeiten gelten nicht.
EinstellungenArbeitszeiten & AbwesenheitenArbeitszeiten - Leistung am Standort
Jede Leistung hat ein Feld „Standorte“. „Alle Standorte“ schließt auch später angelegte ein; eine beschränkte Leistung („nur Linz“) bekommt einen neuen Standort nicht von selbst.
EinstellungenRechnungen & PreisePreisliste(Leistung öffnen)Standorte - Online buchbar
Die Leistung muss unter „Online-Buchung › Leistungen“ freigegeben sein.
EinstellungenOnline-BuchungLeistungen
Bleibt nur ein Standort übrig, fragt die Buchungsseite gar nicht nach dem Standort und nennt nur seine Adresse.
Warum meldet die Warteliste nichts?
Kurz gesagt
Die Warteliste meldet nur Termine, die frei geworden sind – durch eine Absage, eine verfallene Vormerkung oder eine Änderung im Kalender. Was beim Eintragen schon frei war, meldet sie nicht; das hätte die Person selbst buchen können.
Wo finde ich das?BuchungenWarteliste
Die Regeln
- Je frei gewordenem Termin bekommen höchstens drei passende Einträge eine E-Mail; reserviert wird nichts, wer zuerst bucht, hat ihn.
- Ein Eintrag bekommt höchstens alle 12 Stunden eine Mail und nie zweimal denselben Termin.
- Tage, die erst mit dem Buchungszeitraum nachrücken, sind nicht frei geworden.
- Passen muss auch, was der Eintrag wünscht: Zeitraum, Wochentage, Tageszeit, Leistung und Standort.
Wer sich einträgt, gibt Krankenversicherung und – wenn versichert – die Sozialversicherungsnummer an. Ein Eintrag legt keine Akte an. Entfernen Sie einen Eintrag, bekommt die Person keine Hinweise mehr.
Warum müssen Patienten die SVNR angeben?
Kurz gesagt
Die Buchungsseite fragt die Krankenversicherung und, für versicherte Personen, die Sozialversicherungsnummer ab. Ohne sie wäre die Akte nicht vollständig, und WAHonline könnte die Honorarnote nicht übermitteln. Bei „Privat / keine“ entfällt die Nummer.
Wo finde ich das?EinstellungenOnline-Buchung
Was geprüft wird
- Zehn Ziffern, Leerzeichen erlaubt; HopLab prüft die Prüfziffer an der vierten Stelle.
- Bucht jemand für ein Kind, ist es die Nummer des Kindes.
- Die Nummer steht im Buchungseingang und geht beim Zuordnen in eine neue Akte; eine bestehende Akte bekommt sie nur, wenn dort noch keine steht. In E-Mails steht sie nie.