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Stand 4. 11. 2026

§ 3 Kapitel zum Drucken

§ 3 Patienten

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Patienten anlegen

Kurz gesagt

„Neuer Patient“, dann Vor- und Nachname und „Versichert bei“. Die Krankenversicherung ist Pflicht; wer selbst zahlt, bekommt „Privat / keine“. Die E-Mail-Adresse braucht HopLab für Einladungen, Erinnerungen und Rechnungen.

Wo finde ich das?PatientenNeuer Patient

Die Felder

Feld	Wozu
Vorname, Nachname	Pflicht.
Versichert bei	Pflicht: der Träger (ÖGK-Landesstelle, SVS, BVAEB, KFA …) oder „Privat / keine“.
Versicherungsnummer	Für WAHonline nötig; HopLab prüft die Prüfziffer. Bei Mitversicherten (etwa einem Kind) zusätzlich die „Versicherungsnummer des Versicherten“.
E-Mail	Einladungen, Erinnerungen, Rechnungen. Ohne Adresse geht keine E-Mail an den Patienten.
Keine automatischen E-Mails	Erscheint, sobald eine Adresse eingetragen ist. Möchte jemand keine E-Mails, haken Sie es an: Einladungen, Änderungen, Absagen, Erinnerungen und der Hinweis zur Krankenkasse gehen dann nicht mehr hinaus. Termine teilen Sie persönlich mit. Rechnungen und Belege senden Sie weiter selbst, wenn die Person das möchte.
Telefon, Anschrift	Die Anschrift steht auf der Rechnung; ab 400 € ist sie Pflicht.
Geburtsdatum, Kennung	Für die Suche; die Kennung ist etwa Ihre bisherige Patientennummer.
Kurzinfo	Ein kurzer Satz, den das Team auf einen Blick sieht.

Nutzt Ihre Praxis WAHonline, steht darunter „Einverstanden mit der elektronischen Einreichung (WAHonline)“. Haken Sie es an, wenn der Patient zugestimmt hat; HopLab merkt sich das Datum.

Die Marken in der Liste

Marke	Bedeutung
Versicherung fehlt	Ein älterer oder übernommener Patient ohne Krankenversicherung. Ein Klick auf die Marke öffnet das Nachtragen; sonst fragt HopLab vor der ersten Rechnung.
2 offen	Zwei gestellte Rechnungen sind noch nicht bezahlt. Bernsteinfarben; rot, sobald eine überfällig ist. Anzahl und Summe zeigt die Marke beim Darüberfahren oder Antippen. Ein Klick öffnet die Rechnung, bei mehreren die offenen Rechnungen dieses Patienten.

Behandlungsserien und Dokumentation

Kurz gesagt

Legen Sie jede Verordnung in der Akte als Serie an. HopLab zählt die Termine mit („4 von 10“), warnt bei fehlender Bewilligung und zeigt, welche Dokumentation noch fehlt. Aus der Serie entsteht auch die Rechnung.

Wo finde ich das?Patienten(Patient öffnen)SerienSerie anlegen

Serie anlegen

„Serie anlegen“Patienten(Patient öffnen)Serien
Angaben der Verordnung
Verordnender Arzt, Bezeichnung laut Verordnung, ICD-10, verordnet am, Anzahl und Leistung; wenn nötig die Bewilligung der Kasse.
Verordnung anhängen
Als PDF oder Foto, am iPad direkt mit der Kamera. Die Datei zählt zum Speicher ansehen und erweitern.
Termine zuordnen
Im Termin unter „Behandlung“ das Feld „Behandlungsserie“. Ein neuer Termin bekommt die jüngste offene Serie mit freien Einheiten vorgeschlagen. Ist die Verordnung ausgeschöpft, schlägt HopLab keine Serie vor: Für weitere Termine legen Sie die neue Verordnung als neue Serie an.

Mehr Termine als verordnet sind erlaubt; die Serie warnt dann rot. Sind alle verplant oder fehlt die Bewilligung, warnt sie gelb.

Dokumentation je Status

Was eine Serie dokumentiert braucht, legen Inhaber:in und Administrator:in als Vorlagen fest: zu Beginn, im Verlauf (einmal oder je Termin) und zum Abschluss. Drei Vorgaben sind dabei: Befund, Verlaufsdokumentation je Termin, Abschlussbericht. Dokumentieren darf jedes Mitglied; HopLab zeigt in der Serie, was fehlt, und erstellt daraus ein PDF.

EinstellungenDokumentation (Serien)Neue Vorlage

Status und Rechnung

offen → laufend: beim ersten zugeordneten Termin.
abgeschlossen → abgerechnet: wenn alle Termine abgerechnet sind; dann nimmt die Serie keine Termine mehr auf.
Sonst setzen Sie den Status selbst.

„Rechnung erstellen“ in der Serie legt einen Entwurf mit allen gehaltenen, noch nicht abgerechneten Terminen an. Hatten mehrere Therapeut:innen Termine der Serie, entstehen mehrere Entwürfe: Warum hat HopLab zwei Rechnungen erstellt?.

Notizen gliedern: fett, kursiv, Überschrift, Aufzählung

Kurz gesagt

Über jedem Notizfeld steht eine kleine Leiste: Fett, Kursiv, Überschrift, Aufzählung. Markieren Sie Text und klicken Sie den Knopf, oder schalten Sie ihn vor dem Weiterschreiben ein. Die Formatierung erscheint gleich im Feld und später in den PDFs.

Wo finde ich das?Kalender(Termin öffnen)NotizenPatienten(Patient öffnen)Termine

Welche Felder

die interne Notiz im Termin und die Notiz zum Termin in der Akte (Reiter „Termine“),
die Notizen der Akte,
die Freitexte der Behandlungsdokumentation, etwa Anamnese und Befund.

Nicht formatiert werden einzeilige Felder und der Hinweis für den Patienten, weil er in der Einladung steht. Notizen gehen nie in E-Mails oder Kalenderdateien.

Tasten

Taste	Wirkung
Strg+B / ⌘+B	Fett
Strg+I / ⌘+I	Kursiv
Strg+Z, Strg+Umschalt+Z, Strg+Y	Rückgängig und Wiederholen
„/“ oder „#Kurzname“ am Wortanfang	Textbaustein einfügen (Textbausteine)

Eingefügter Text aus Word, Mail oder dem Web kommt ohne Formatierung an, jede Zeile als Absatz. In den PDFs der Dokumentation erscheint Kursives gerade; fett, Überschriften und Aufzählungen bleiben.

Körperkarte

Kurz gesagt

Die Körperkarte gehört zu einem Termin. Öffnen Sie in der Akte unter „Termine“ das Menü „Aktionen“ des Termins und wählen Sie „Körperkarte anlegen“: Punkte setzen, Gebiete malen, Stärke und Notiz eintragen.

Wo finde ich das?Patienten(Patient öffnen)TermineAktionenKörperkarte anlegen

Einzeichnen

Ansichten: vorne, hinten, links, rechts; als Skelett oder Silhouette (das Gerät merkt sich die Wahl).
Punkt: Art (etwa Schmerz, Verspannung, Taubheit), Stärke 0 bis 10 und eine Notiz. Die Region („Knie rechts“) ergibt sich aus der Lage.
Gebiet malen: Ausstrahlungen mit Finger, Stift oder Maus, in drei Pinselgrößen; Radieren und Rückgängig.
Ein neuer Termin kann die Markierungen des vorigen übernehmen.

Messwerte und Befund

Der Reiter „Messwerte“ zeigt alle Karten eines Patienten nebeneinander und den stärksten Schmerz je Termin als Linie. Der PDF-Befund eines Tests zeigt die Körperkarte seines Termins: Befund und Verlauf.

E-Mail-Vorlagen und Textbausteine

Kurz gesagt

Unter „Textvorlagen“ ändern Inhaber:in und Administrator:in Betreff, Überschrift und Text der E-Mails an Patienten. Textbausteine legt jede Person im Team an und fügt sie in Notizen mit „/“ oder „#Kurzname“ ein.

Wo finde ich das?EinstellungenTextvorlagen

E-Mails an Patienten

Nachricht wählen
Etwa die Einladung zum Termin, die Erinnerung oder die Rechnung.
EinstellungenTextvorlagenE-Mails an Patienten
Text ändern
Platzhalter wie {Vorname} oder {Termin} fügen Sie per Antippen ein; die Vorschau zeigt Beispieldaten.
„Probe an mich“
Die Probe geht an Ihre eigene Adresse.
Speichern

Unbekannte Platzhalter lehnt HopLab ab. Der Termin und der Weg zur Absage ({Absagelink} oder {Stornohinweis}) bleiben in jeder Terminnachricht; Knopf, Fußzeile und Anhänge setzt HopLab selbst. „Auf HopLab-Vorgabe zurücksetzen“ stellt den Standardtext wieder her.

Textbausteine

Ein Textbaustein hat einen Kurznamen (ein Wort) und einen Text. Im Notizfeld tippen Sie „/“ oder „#Kurzname“ am Wortanfang, wählen mit ↑ und ↓ und übernehmen mit Eingabe. Am iPad tippen Sie den Vorschlag an.

EinstellungenTextvorlagenTextbausteine

Die Rolle Rezeption nutzt keine Textbausteine.

Zeitbestätigung ausstellen

Kurz gesagt

In der Akte unter „Termine“ im Menü „Aktionen“ des Termins auf „Zeitbestätigung“, bei Bedarf weitere Termine anhaken, dann „PDF öffnen“ und drucken. Im Kalender öffnet „Zeitbestätigung“ im Termin gleich das PDF dieses Termins.

Wo finde ich das?Patienten(Patient öffnen)TermineAktionenZeitbestätigungKalender(Termin öffnen)Zeitbestätigung

Was auf dem Blatt steht

Name und Geburtsdatum, je Termin Wochentag, Datum und Uhrzeit, darunter Ort, Datum und eine Linie für Unterschrift und Stempel. Leistung, Befund, Therapeut:in und Notizen stehen nie darauf.

Welche Termine

Termine, die begonnen haben und nicht abgesagt sind, auch Gruppentermine, zu denen der Patient angemeldet ist; höchstens 60 auf einem Blatt. Ausstellen darf jede Rolle, auch die Rezeption; jede Zeitbestätigung steht im Zugriffsprotokoll.

Auskunft geben und Patienten löschen

Kurz gesagt

Fragt ein Patient nach seinen Daten, laden Sie in der Akte im Menü „⋯“ mit „Patientenauskunft“ alles über ihn als ZIP herunter. Gelöscht wird über „⋯“ › „Patient löschen“; gestellte Rechnungen und die Dokumentation bleiben aufbewahrt.

Wo finde ich das?Patienten(Patient öffnen)⋯ Weitere AktionenPatientenauskunftPatienten(Patient öffnen)⋯ Weitere AktionenPatient löschen

Patientenauskunft (Art. 15 DSGVO)

Nur Inhaber:in und Administrator:in. Das ZIP enthält Stammdaten, Termine, Körperkarten, Videos und Ergebnisse, Befunde, Rechnungen, Meldungen an die Krankenkasse und das Zugriffsprotokoll der Akte; es liegt 72 Stunden bereit. Den Inhalt im Einzelnen beschreibt KI und Datenschutz.

Patient löschen

Gelöscht werden Akte, Termine, Auswertungen, Videos, Befunde und Rechnungsentwürfe. Gestellte Rechnungen bleiben, weil die Praxis sie aufbewahren muss. Die Dokumentation der Serien und die Dokumente legt HopLab vorher zehn Jahre lang verschlossen ab (§ 34 MTD-Gesetz); die Praxis sieht sie dann nicht mehr.

Solange eine Auswertung des Patienten läuft, ist Löschen gesperrt. Die Rolle Rezeption kann keine Patienten löschen.

PLZ passt nicht zur ÖGK-Landesstelle

Kurz gesagt

Das ist nur ein Hinweis. Zuständig ist die ÖGK-Landesstelle des Arbeitsorts, sonst des Wohnorts. Arbeitet die Patientin in einem anderen Bundesland, als sie wohnt, stimmt die Auswahl trotz Hinweis. Sonst wählen Sie die Landesstelle ihres Wohnorts.

Wo finde ich das?Patienten(Patient öffnen)⋯ Weitere AktionenStammdaten bearbeitenVersichert bei

Die Meldung

So sieht es in HopLab aus

PLZ 8010 liegt in der Steiermark – ausgewählt ist ÖGK Oberösterreich. Zuständig ist die Landesstelle des Arbeitsorts, sonst des Wohnorts.

Sie steht am Feld „Versichert bei“ und in der Vorschau vor dem Übermitteln an ELDA. Übermitteln geht trotzdem. HopLab vergleicht nur bei ÖGK-Landesstellen und nur bei Postleitzahlen, die eindeutig in einem Bundesland liegen.