Stand
§ 6 Rechnungen · Anleitung
Überfällige Rechnungen mahnen
Kurz gesagt
Ist die Frist einer Rechnung vorbei, schicken Sie in der Rechnung unter „Mahnungen“ die fällige Mahnung: per E-Mail mit dem PDF im Anhang oder als Brief zum Ausdrucken. Jede Mahnung setzt eine neue Frist; die folgende geht erst, wenn diese vorbei ist.
Drei Stufen
| Stufe | Wann | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | nach dem Zahlungsziel der Rechnung | freundlich, neue Frist |
| Mahnung | nach der Frist der Zahlungserinnerung | nennt die Erinnerung, Frist „spätestens“ |
| Letzte Mahnung | nach der Frist der Mahnung | nennt beide, behält weitere Schritte vor |
Der Brief hat die Anschrift fürs Fensterkuvert, den offenen Betrag, Ihre Bankverbindung und den QR-Code für die Überweisung. Gebühren und Zinsen rechnet HopLab nicht; Kasse, Buchhaltung und WAHonline bleiben unberührt. Die neue Frist (7 bis 30 Tage, Vorgabe 14) stellen Sie in den Einstellungen ein, die Texte der E-Mails unter E-Mail-Vorlagen und Textbausteine.
Eine Rechnung mahnen
- Rechnung öffnen
Unter „Mahnungen“ steht, was schon verschickt wurde, und ab wann die folgende Mahnung geht.
Rechnungen(Rechnung öffnen)Mahnungen - „Zahlungserinnerung schicken“
Der Knopf heißt nach der fälligen Stufe; er erscheint, sobald die Frist vorbei ist.
- Per E-Mail oder als Brief
Per E-Mail an die Adresse aus der Akte; als Brief öffnet „PDF öffnen“ das Schreiben zum Drucken.
Kam die E-Mail nicht an, schickt „Erneut senden“ dasselbe PDF noch einmal. Mahnen darf jede Rolle, die Rechnungen bearbeitet, auch die Rezeption; jede Mahnung steht im Zugriffsprotokoll.
Mehrere auf einmal
Ist bei Rechnungen die Frist vorbei, zeigt die Rechnungsliste einen Hinweis mit „Fällige mahnen“. Der Dialog hakt alle an, die eine E-Mail-Adresse haben, und schickt je die fällige Mahnung. Rechnungen ohne Adresse mahnen Sie in der Rechnung als Brief.
Automatisch mahnen
Mit dem Schalter in den Einstellungen schickt HopLab die fällige Mahnung selbst per E-Mail – nach Ablauf der Frist und der Wartezeit (Vorgabe 7 Tage), werktags von 8 bis 18 Uhr. Das gilt für Rechnungen, die ab dem Einschalten fällig werden, und für solche, die Sie seither gemahnt haben; ältere offene Rechnungen bekommen keine Mahnung auf einmal.
Vermerken Sie Zahlungen zeitnah, sonst bekommt ein Patient eine Mahnung, der schon bezahlt hat. Nie automatisch gemahnt werden Patienten mit „Keine automatischen E-Mails“ in der Akte und Rechnungen mit Mahnsperre.
Nicht mahnen
„Nicht mahnen“ in der Rechnung setzt eine Mahnsperre, etwa bei vereinbarter Ratenzahlung: Die Rechnung wird weder auf Klick noch automatisch gemahnt, bis Sie die Sperre aufheben. Nach der letzten Mahnung laufen weitere Schritte wie Inkasso außerhalb von HopLab.
Passt dazu
- Zahlung erfassen und Rechnung versenden§ 6 · Anleitung
- E-Mail-Vorlagen und Textbausteine§ 3 · Anleitung
- Die Rechnung lässt sich nicht senden§ 6 · Frage
Frage nicht beantwortet? Schreiben Sie an support@hoplab.app. Zurück zu HopLab