§ 10 Team & Sicherheit

Wer darf was

✓ darf · – darf nicht · „nur mit Freigabe“: wenn die Praxis es unter „Krankenkasse (WAHonline)“ erlaubt. Eine feinere Rolle, etwa „nur Kalender“, gibt es nicht.

Jemanden einladen

1. „Einladen“ wählenEinstellungenOrganisation & TeamTeamEinladen
2. E-Mail-Adresse und Rolle eingeben

   Die Person bekommt einen Link per E-Mail. Er gilt 7 Tage und nur einmal; wer noch kein Konto hat, legt es über den Link an.

3. Anmelden lassen

   Verlangt Ihre Praxis die Zwei-Faktor-Anmeldung, richtet die Person sie beim ersten Anmelden ein.

Jeder Zugang zählt für den Tarif, auch die Rezeption. Ist eine Einladung abgelaufen, laden Sie einfach noch einmal ein.

Rolle ändern oder jemanden entfernen

Das tun Inhaber:in und Administrator:in in derselben Liste. Eine Inhaber:in ernennen, ändern oder entfernen kann nur eine Inhaber:in, und die Praxis braucht immer mindestens eine. Jedes Mitglied kann die Praxis selbst verlassen.

Für sich einrichten

1. Authenticator-App installieren

   Etwa Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder 1Password.

2. QR-Code scannenEinstellungenSicherheitZwei-Faktor-Anmeldung
3. Code und Passwort eingeben

   Den sechsstelligen Code aus der App und Ihr Passwort.

4. Wiederherstellungscodes aufbewahren

   Zehn Codes, jeder einmal gültig. Ausdrucken und sicher ablegen.

Nach jeder Änderung an der Zwei-Faktor-Anmeldung bekommen Sie eine E-Mail. Waren das nicht Sie, setzen Sie Ihr Passwort zurück.

Neues Handy oder Handy verloren

1. Anmelden

   Mit dem Code vom alten Handy – ist es weg, mit einem Wiederherstellungscode.

2. „Neues Gerät“ wählenEinstellungenSicherheitZwei-Faktor-Anmeldung
3. Bestätigen

   Mit Passwort und Code – oder einem weiteren Wiederherstellungscode.

4. QR-Code mit dem neuen Handy scannen

   Und dessen Code eingeben. Das alte Handy und die alten Wiederherstellungscodes gelten danach nicht mehr.

Das geht auch, wenn Ihre Praxis die Zwei-Faktor-Anmeldung verlangt. Haben Sie weder das alte Handy noch einen Wiederherstellungscode, schreiben Sie an support@hoplab.app.

Wiederherstellungscodes gehen aus

Die Seite zeigt, wie viele Codes übrig sind. „Neue Wiederherstellungscodes“ erstellt zehn neue, bestätigt mit Passwort und Code; die alten gelten dann nicht mehr. Nach einer Anmeldung mit einem Wiederherstellungscode bekommen Sie eine E-Mail.

Der Code wird nicht angenommen

Jeder Code gilt einmal: Nach einer Anmeldung warten Sie, bis die App den nächsten zeigt (höchstens 30 Sekunden). Geht die Uhr des Handys falsch, passt kein Code – stellen Sie sie auf automatisch. Nach fünf falschen Codes beginnt die Anmeldung beim Passwort neu.

Deaktivieren

Mit Passwort und Code – solange Ihre Praxis die Zwei-Faktor-Anmeldung verlangt, geht das nicht.

Für die ganze Praxis verlangen

Unter „Anmeldung & Abmeldung“, nur wenn Sie selbst die Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet haben. Wer sie dann noch nicht hat, erreicht nur Profil und Sicherheit, bis sie eingerichtet ist. Die Technik dahinter beschreibt Sicherheit und Betrieb.

Passwort vergessen

1. Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“

   Unter Anmelden.

2. E-Mail-Adresse eingeben

   HopLab sagt aus Sicherheitsgründen nicht, ob es ein Konto mit dieser Adresse gibt.

3. Link in der E-Mail öffnen

   Gültig eine Stunde und nur einmal. Kommt nichts, sehen Sie im Spam-Ordner nach.

4. Neues Passwort

   Mindestens 10 Zeichen, nicht gleich der E-Mail-Adresse. Danach sind Sie auf allen Geräten abgemeldet.

Passwort ändern

Unter „Sicherheit › Passwort“ mit dem bisherigen Passwort. Alle anderen Anmeldungen enden, und Sie bekommen eine E-Mail über die Änderung. Nach acht Fehlversuchen innerhalb von 15 Minuten sperrt HopLab die Anmeldung vorübergehend.

Darf und darf nicht

• Darf: Termine aller Therapeut:innen und Standorte, Buchungseingang und Warteliste; im Kalender die Arbeitszeit einer einzelnen Woche und Abwesenheiten einer Therapeut:in; Akten anlegen und Stammdaten ändern; Rechnungen anlegen, stellen, als bezahlt vermerken und senden; Belege der Kasse ausstellen.
• Darf nicht: die Notizen der Akte und die interne Notiz eines Termins, Serien mit Dokumentation, Dokumente, Körperkarte, Befunde, Videos und Auswertungen; Patienten löschen; Rechnungen stornieren, Zahlungen zurücknehmen, Belege stornieren; Einstellungen außer Profil und Sicherheit.
• An ELDA übermitteln: nur, wenn Sie es unter „Krankenkasse (WAHonline)“ mit „Rezeption darf an die Kasse übermitteln“ erlauben.

Die Rezeption ist keine Therapeut:in: Sie hat keine Spalte im Kalender, keine eigenen Arbeitszeiten und ist nie „Behandelt von“ auf einer Rechnung. Wo ihr etwas fehlt, zeigt HopLab „Kein Zugriff“. Alle Rechte im Vergleich: Wer darf was.

Für den PC am Empfang

1. Eigener Zugang je Person

   Teilen Sie keinen Zugang. Das Zugriffsprotokoll zeigt dann, wer was geändert hat.

2. Kurze automatische Abmeldung

   Wählen Sie 15 Minuten, wenn Patienten den Bildschirm sehen können.

   EinstellungenOrganisation & TeamAnmeldung & Abmeldung
3. Handy für die Zwei-Faktor-Anmeldung

   Verlangt Ihre Praxis sie, braucht die Rezeption eine Authenticator-App auf einem Handy.

Was als Aktivität zählt

• Eingaben und Klicks zählen, das Nachladen im Hintergrund nicht.
• Alle offenen Tabs teilen sich die Zeit.
• Nach dem Aufwachen des Rechners prüft HopLab sofort.
• Anmeldungen ohne automatische Abmeldung gelten 14 Tage und verlängern sich bei Nutzung.

Ungespeicherte Eingaben gehen beim Abmelden verloren. Speichern Sie einen langen Entwurf zwischendurch.