§ 4 Kalender

Termin anlegen

1. Patient wählen

   Das Feld ist leer und hat den Fokus: Name, Kennung oder Geburtsdatum eintippen. Für einen internen Termin wählen Sie „Ohne Patient (interner Termin)“; einen neuen Patienten legen Sie gleich darunter an.

2. „Behandlung“

   Leistung aus der Preisliste (gibt die Dauer vor und wird für die Rechnung vorgeschlagen), Terminart, Behandlungsserie.

3. „Wann & Wo“

   Datum, Von, Bis, Therapeut (erst ab zwei Therapeut:innen im Team) und Standort. Den Standort schlägt HopLab nach der Arbeitszeit der Therapeut:in vor.

4. „Notizen“

   „Interne Notiz“ bleibt in der Praxis.

5. „Weitere Angaben“

   Selten gebraucht, darum eingeklappt: Gruppentermin / Kurs, Ersttermin, Raum, Titel, Emoji und „Hinweis für den Patienten“ (steht in der Einladung, etwa „Bitte Sportschuhe mitbringen.“). Hat ein Termin schon eine dieser Angaben, ist der Bereich gleich offen.

6. „Einladung per E-Mail senden“ und „Termin anlegen“

   Die Einladung geht mit Kalenderdatei an Patient und Therapeut:in. Ohne Haken gibt es weder Einladung noch Erinnerung.

Die Knöpfe „Termin anlegen“ oder „Speichern“ stehen immer am unteren Rand des Fensters. Das Emoji unter „Weitere Angaben“ ist eine Merkhilfe für die Praxis. Bei einem bestehenden Termin speichert HopLab es sofort, ohne Nachricht an den Patienten; die übrigen Felder speichern Sie wie gewohnt.

Verschieben, verlängern, absagen

• Verschieben: den Termin auf eine andere Zeit oder einen anderen Tag ziehen. HopLab fragt „Termin verschieben?“ und ob die Änderung per E-Mail hinausgeht.
• Verlängern oder kürzen: am unteren Rand ziehen, in Viertelstunden.
• Absagen: im Termin unten links „Absagen“. Der Termin bleibt durchgestrichen im Kalender stehen.
• Löschen: entfernt den Termin ganz. Ein Termin mit Auswertung lässt sich weder absagen noch löschen.

Welche Änderung eine E-Mail an den Patienten schickt: Welche Änderung schickt welche E-Mail?. Fragt der Kalender beim Verschieben nach dem Standort: Warum fragt der Kalender nach dem Standort?.

Puffer vor und nach einem Termin

Hat eine Leistung einen Puffer (etwa 10 Minuten zum Lüften), zeigt der Kalender in Tag und Woche einen hell schraffierten Block „Puffer“ direkt vor oder nach dem Termin. Er gilt für jeden Termin dieser Leistung, online gebucht oder von Hand eingetragen. Die Online-Buchung bietet in dieser Zeit nichts an.

Legen Sie von Hand einen Termin in den Puffer, erscheint ein gelber Hinweis. Speichern geht trotzdem:

Den Puffer stellen Sie je Leistung ein, unter „Puffer davor (Min.)“ und „Puffer danach (Min.)“.

Welche Änderung was auslöst

Ob überhaupt etwas hinausgeht, entscheidet der Haken „Änderung per E-Mail mitteilen“ unten im Termin. Er erscheint nur, wenn sich etwas aus der Tabelle geändert hat. Nimmt der Haken weg, ist es eine stille Korrektur. Nach dem Speichern nennt HopLab, wer Post bekommen hat.

Absagen und Gruppentermine

• Absagen: Wer eingeladen wurde und der Termin noch bevorsteht, bekommt auf Wunsch eine Absage.
• Gruppentermine: Die Teilnehmer:innen bekommen eine Änderung nach denselben Regeln wie ein Patient; der Raum steht in jeder Nachricht.
• Online gebuchte Termine ohne Akte: Über Änderung und Absage informiert die Online-Buchung per E-Mail.

Antworten des Patienten gehen an die E-Mail der Praxis unter „Rechnungen & Preise › Rechnungsdaten“. Den Text der Nachrichten ändern Sie unter E-Mail-Vorlagen und Textbausteine.

Terminarten

Name und Farbe, bis zu 30 je Praxis. Im Termin wählen Sie unter „Behandlung“ höchstens eine Art. Die Schrift im Kalender wird automatisch hell oder dunkel. Wird eine Art gelöscht, bleiben ihre Termine ohne Art.

Mit mehreren Standorten trägt ein geplanter Termin die Farbe seines Standorts; Terminart oder Leistung zeigen sich dann als schmaler Streifen links (Farbe im Kalender).

Ersttermin und Emoji

Der erste nicht abgesagte Einzeltermin eines Patienten trägt die Marke „Ersttermin“ von selbst. Unter „Weitere Angaben“ setzen Sie sie von Hand („Ja, Ersttermin“ oder „Kein Ersttermin“); das gilt nur für diesen Termin. Das Emoji ist eine Merkhilfe für die Praxis und steht in keiner Nachricht.

Die Legende

Unter dem Kalender steht in einer Zeile, was im gezeigten Zeitraum vorkommt: Standorte, Terminarten, Leistungen und die Ersttermin-Marke. Was nicht in die Zeile passt, steht hinter „+N weitere“.

Kurs anlegen

1. Neuer Termin, Weitere Angaben

   „Gruppentermin / Kurs“ einschalten; das Patientenfeld entfällt. Als Titel etwa „Rückenschule“.

   KalenderNeuer Termin
2. Plätze

   Bis zu 200 Plätze. Raum und Therapeut:in sind dabei genau einmal belegt.

3. „Wöchentlich wiederholen“

   Bis zu 52 weitere Wochen, jede als eigener Termin.

4. Teilnehmer:innen anmelden

   Nach dem Anlegen im Termin. Jede bekommt die Einladung mit Kalenderdatei.

Ein Einzeltermin wird nicht nachträglich zum Gruppentermin. Wer sich abmeldet, bekommt eine Absage. Ändert sich die Zeit, werden alle für die neue Zeit erinnert.

Kurse online buchen lassen

Ist die Leistung in der Online-Buchung als Gruppe eingestellt, buchen Patienten freie Plätze selbst, bis der Kurs voll ist: Online-Buchung einrichten.

Private Termine sperren die Buchung

1. ICS-Adresse kopieren

   In Google, Outlook oder Apple die private Adresse Ihres Kalenders im ICS-Format.

2. Einfügen und „Speichern & testen“EinstellungenKalenderKalender-Abgleich

HopLab liest alle 15 Minuten nur, wann Sie belegt sind (die nächsten 90 Tage), nie Titel oder Inhalt. Die Adresse liegt verschlüsselt und wird nirgends angezeigt.

HopLab-Termine im eigenen Kalender

Unter „Kalender-Abo für Google, Outlook oder Apple“ erzeugen Sie eine private Abo-Adresse und fügen sie in Ihrem Kalender als Abo ein. Eine neue Adresse macht die alte ungültig.

Ein Termin heißt im Abo nach der Leistung, ohne Patientendaten. Mit „Patientennamen im Abo anzeigen“ heißt er „Vorname Nachname – Leistung“; Google, Apple oder Microsoft sehen die Namen dann. Einschalten kann nur die Person selbst, Inhaber:in und Administrator:in können es nur ausschalten.

Abo beenden

„Widerrufen“ beendet die Abo-Adresse, ebenso eine neue Adresse die vorige. Danach liefert sie einen leeren Kalender: Google, Outlook oder Apple entfernen die Termine beim nächsten Abruf – Apple meist nach Minuten, Google nach bis zu einem Tag. Das Abo selbst löschen Sie in der Kalender-App.

Widerrufen kann die Person selbst und Inhaber:in oder Administrator:in. Wer die Praxis verlässt oder zur Rezeption wird, verliert sein Abo von selbst.

Die Gründe, der Reihe nach

Wenn der Versand scheitert

Jede E-Mail wartet im Postausgang auf dem HopLab-Server, bis sie versandt ist. Scheitert der Versand, versucht HopLab es nach 1 Minute, 10 Minuten, 1 Stunde und 6 Stunden erneut. Klappt auch das nicht, steht im Zugriffsprotokoll:

Prüfen Sie dann die Adresse oder rufen Sie den Patienten an. Landet die Mail beim Patienten im Spam-Ordner, sieht HopLab das nicht.

Die Gründe, der Reihe nach

Landet die E-Mail beim Patienten im Spam-Ordner, sieht HopLab das nicht.

Erinnerung oder Änderungsmail

Die Erinnerung kommt von selbst, einmal je Termin. Wird ein Termin verschoben, gilt sie für die neue Zeit. Eine Änderungsmail geht nur, wenn Sie beim Speichern „Änderung per E-Mail mitteilen“ angehakt lassen: Welche Änderung schickt welche E-Mail?.

So sieht die Frage aus

• Im Termin: darunter der Knopf „Standort ändern“.
• Beim Ziehen: im Dialog „Termin verschieben?“ das Kästchen „Ja, Standort auf … ändern“, nicht vorgewählt.

Wechselt der Standort, fällt der Raum weg, denn ein Raum gehört zu einem Standort. Mit nur einem Standort, oder wenn die neue Zeit in keiner Arbeitszeit liegt, fragt HopLab nicht.