§ 6 Rechnungen

Leistung anlegen

1. „+ Leistung“ oder „Aus dem ÖGK-Tarif übernehmen“

   Aus dem ÖGK-Tarif kommen Positionsnummer, Text und Mindestdauer für die Landesstelle Ihrer Ordination.

   EinstellungenRechnungen & PreisePreisliste
2. Bezeichnung, Dauer, Preis

   Die Dauer gibt im Kalender das Ende des Termins vor.

3. Farbe im Kalender

   Siehe Farben, Terminarten und Ersttermin.

4. Standorte

   Nur mit mehreren Standorten sichtbar: „Alle Standorte“ oder eine Auswahl. Die Liste zeigt dann etwa „nur Linz“.

ÖGK-Position nach Dauer

Unter „Zuordnung zum ÖGK-Tarif“ wählen Sie, welche Positionsnummer auf Rechnung und ELDA-Meldung steht:

Maßgeblich ist die Liste der Landesstelle des Patienten, sonst die der Ordination, und die tatsächliche Dauer des Termins: Ein Termin, der 60 statt 45 Minuten dauert, bekommt PT03.

SVS und BVAEB führen eigene Listen. Bei ihren Patienten sendet HopLab für dieselbe Leistung die Nummer der Kasse: Aus PT02 wird bei der BVAEB T2, die SVS führt dieselben PT-Nummern. Die Preisliste zeigt unter der Positionsnummer, was an beide geht, und die Vorschau vor dem Übermitteln nennt die Nummer, die hinausgeht. Auf der Rechnung bleibt Ihre Nummer stehen. Tragen Sie selbst die Nummer der Kasse ein (etwa T3), bleibt sie. An die Krankenfürsorgeanstalten geht die Nummer, wie Sie sie eingeben.

Löschen oder archivieren

Eine nie verwendete Leistung löscht HopLab. Stand sie schon auf einer Rechnung, einem Entwurf oder bei einem Termin, wird sie archiviert: Sie fehlt in allen Auswahlen, bestehende Termine und Rechnungen behalten ihren Namen. Unter „Archiv“ stellen Sie sie wieder her: Eine Leistung lässt sich nicht löschen.

Schritt für Schritt

1. „Neue Rechnung“

   Oder in der Akte „Rechnung erstellen“, oder in einer Serie.

   RechnungenNeue Rechnung
2. Termine wählen

   HopLab zeigt die stattgefundenen Termine ohne Rechnung, je mit der Leistung des Termins. Fehlt die Krankenversicherung in der Akte, fragt der Dialog sie zuerst ab.

3. „Entwurf anlegen“

   Steht darüber ein Hinweis wie „es entstehen 2 Rechnungen“, teilt HopLab nach Therapeut:in und Standort auf: Warum hat HopLab zwei Rechnungen erstellt?.

4. Entwurf prüfen

   Positionen, Preise, „Hinweis auf der Rechnung“ und „Behandelt von“ ändern Sie frei; die „Interne Notiz“ bleibt in der Praxis.

5. „Rechnung stellen“

   Nächste Nummer des Jahres ohne Lücke, Datum, Anschrift aus der Akte (ab 400 € Pflicht). Danach ist die Rechnung unveränderlich; berichtigt wird mit einem Storno.

Einen Entwurf verwerfen

Im Entwurf oben „⋯“ › „Entwurf löschen“. Er hat noch keine Nummer und verschwindet ohne Spur; seine Termine stehen wieder unter „Nicht abgerechnet“.

Was in der Liste steht

• Je Patient der älteste offene Termin zuerst, mit Summe je Patient und gesamt – zum Preis der vorgeschlagenen Leistung.
• Ein Termin auf einem Entwurf gilt nicht mehr als offen.
• Die Suche filtert nach dem Namen.

Überweisung direkt in der Liste

1. „Als bezahlt vermerken“ an der offenen Rechnung

   Der Knopf mit dem Geldschein öffnet ein kleines Kalenderblatt; heute ist vorgewählt.

   RechnungenAls bezahlt vermerken
2. Tag antippen

   Die Zahlung ist per Überweisung an diesem Tag vermerkt. Tage in der Zukunft und vor dem Rechnungsdatum sind gesperrt.

3. Vertippt?

   Der Hinweis unten trägt 10 Sekunden lang „Rückgängig“.

Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen haben den Knopf nicht. Die Rolle Rezeption vermerkt Zahlungen, nimmt sie aber nicht zurück.

Bar, Karte oder ein anderes Datum

In der Rechnung „Zahlung vermerken“ mit Tag der Zahlung und Zahlungsart. Bar und Karte sind Barumsätze: HopLab stellt den Beleg der Registrierkasse aus und bietet „Bon drucken“ an (Belege ausstellen, drucken und stornieren). Im Kalenderblatt des Knopfs führt „Bar oder Karte …“ in diesen Dialog.

Eine falsch vermerkte Zahlung nehmen Sie über „⋯“ › „Zahlung zurücknehmen“ zurück; bei Barzahlung storniert das den Beleg.

Rechnung senden oder drucken

„Senden“ schickt die gestellte Rechnung per E-Mail mit dem PDF im Anhang an die Adresse aus der Akte; danach heißt der Knopf „Erneut senden“. „PDF“ öffnet sie zum Drucken. Lässt sie sich nicht senden: Die Rechnung lässt sich nicht senden.

Nutzt Ihre Praxis WAHonline, erscheint nach der Zahlung „An ELDA übermitteln“: Honorarnote an die Krankenkasse übermitteln.

Drei Stufen

Der Brief hat die Anschrift fürs Fensterkuvert, den offenen Betrag, Ihre Bankverbindung und den QR-Code für die Überweisung. Gebühren und Zinsen rechnet HopLab nicht; Kasse, Buchhaltung und WAHonline bleiben unberührt. Die neue Frist (7 bis 30 Tage, Vorgabe 14) stellen Sie in den Einstellungen ein, die Texte der E-Mails unter E-Mail-Vorlagen und Textbausteine.

Eine Rechnung mahnen

1. Rechnung öffnen

   Unter „Mahnungen“ steht, was schon verschickt wurde, und ab wann die folgende Mahnung geht.

   Rechnungen(Rechnung öffnen)Mahnungen
2. „Zahlungserinnerung schicken“

   Der Knopf heißt nach der fälligen Stufe; er erscheint, sobald die Frist vorbei ist.

3. Per E-Mail oder als Brief

   Per E-Mail an die Adresse aus der Akte; als Brief öffnet „PDF öffnen“ das Schreiben zum Drucken.

Kam die E-Mail nicht an, schickt „Erneut senden“ dasselbe PDF noch einmal. Mahnen darf jede Rolle, die Rechnungen bearbeitet, auch die Rezeption; jede Mahnung steht im Zugriffsprotokoll.

Mehrere auf einmal

Ist bei Rechnungen die Frist vorbei, zeigt die Rechnungsliste einen Hinweis mit „Fällige mahnen“. Der Dialog hakt alle an, die eine E-Mail-Adresse haben, und schickt je die fällige Mahnung. Rechnungen ohne Adresse mahnen Sie in der Rechnung als Brief.

Automatisch mahnen

Mit dem Schalter in den Einstellungen schickt HopLab die fällige Mahnung selbst per E-Mail – nach Ablauf der Frist und der Wartezeit (Vorgabe 7 Tage), werktags von 8 bis 18 Uhr. Das gilt für Rechnungen, die ab dem Einschalten fällig werden, und für solche, die Sie seither gemahnt haben; ältere offene Rechnungen bekommen keine Mahnung auf einmal.

Nicht mahnen

„Nicht mahnen“ in der Rechnung setzt eine Mahnsperre, etwa bei vereinbarter Ratenzahlung: Die Rechnung wird weder auf Klick noch automatisch gemahnt, bis Sie die Sperre aufheben. Nach der letzten Mahnung laufen weitere Schritte wie Inkasso außerhalb von HopLab.

Schritt für Schritt

1. Rechnung öffnen

   Stornieren lassen sich gestellte und bezahlte Rechnungen.

   Rechnungen(Rechnung öffnen)
2. „⋯“ und „Stornieren“ wählen

   Das Menü „⋯“ steht oben rechts an der Rechnung.

   ⋯ Weitere AktionenStornieren
3. Grund eintragen, wenn Sie möchten

   Der Grund steht an der Stornorechnung und im Protokoll, höchstens 200 Zeichen.

4. Mit „Stornieren“ bestätigen

   HopLab meldet „Stornorechnung … gestellt“. Gab es zur Rechnung einen offenen Kassenbeleg, ist er mit storniert.

5. Die Termine neu abrechnen

   Sie stehen wieder unter „Nicht abgerechnet“.

   RechnungenNicht abgerechnet

Die Rolle Rezeption kann nicht stornieren.

Wenn die Rechnung schon bei der Krankenkasse war

HopLab zieht eine Honorarnote bei ELDA nicht zurück. Es kommt darauf an, wie weit die Übermittlung war:

Wenn der Patient die Rechnung schon hatte

Dann meldet HopLab nach dem Stornieren „Senden Sie sie dem Patienten – er hat die Rechnung schon erhalten.“ Öffnen Sie die Stornorechnung und schicken Sie sie ihm per E-Mail oder auf Papier.

Schritt für Schritt

1. „Duplizieren“

   Macht aus „HopLab Standard“ Ihre eigene Vorlage; bis zu 20 je Praxis, eine ist aktiv.

   EinstellungenRechnungsdesignerDuplizieren
2. Blöcke ziehen und vergrößern

   Mit Maus, Finger oder Stift, im Raster in Millimetern. Je Block Schrift, Ausrichtung, Farbe und auf welchen Seiten er steht.

3. Texte mit Platzhaltern

   Einleitung, Schlusstext und Zahlungshinweis kennen {Patient}, {Rechnungsnummer}, {Rechnungsdatum}, {Betrag}, {Fällig}, {Leistungszeitraum}, {Behandler} und {Praxis}.

4. „PDF-Vorschau“ prüfen

   Mit Beispieldaten, auf Wunsch mehrseitig.

Pflichtangaben nach § 11 UStG (Absender, Empfänger, Rechnungsangaben, Positionen, Gesamtbetrag, Steuerhinweis) lassen sich verschieben und gestalten, aber nicht ausblenden. Eine zu helle Schriftfarbe druckt HopLab abgedunkelt, damit sie lesbar bleibt.

Eine gestellte Rechnung behält die Vorlage, mit der sie gestellt wurde. Das Logo laden Sie unter „Organisation & Team › Praxis“ hoch.

Exportieren

1. „Export“ in der RechnungslisteRechnungenExport
2. Zeitraum

   Vormonat, Quartal, dieses Jahr, Vorjahr oder frei.

3. Format

   „Tabelle + PDFs“ für die Ablage, „BMD“ oder „DATEV / RZL“ für die Steuerberatung.

Exportieren dürfen Inhaber:in und Administrator:in.

Wie HopLab bucht

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: der Erlös am Tag der Zahlung.
• Bilanzierung: am Rechnungsdatum gegen Forderungen.
• Stornos werden zurückgebucht, Verkäufe der Kasse je Steuersatz; der Beleg zu einer bar bezahlten Rechnung zählt nur einmal.
• Die Buchungstexte nennen nur Belegnummern, keine Patienten.

Wenn die Aufteilung nicht stimmt

Meist steht an einem Termin die falsche Person oder der falsche Standort. So korrigieren Sie das, solange es Entwürfe sind:

1. Entwurf löschen

   Öffnen Sie den falschen Entwurf, klicken Sie oben auf „⋯“ und wählen Sie „Entwurf löschen“. Seine Termine stehen danach wieder unter „Nicht abgerechnet“.

   Rechnungen(Entwurf öffnen)⋯ Weitere AktionenEntwurf löschen
2. Termin im Kalender richtigstellen

   Öffnen Sie den Termin und ändern Sie unter „Wann & Wo“ das Feld „Therapeut“ oder „Standort“. Ist unten „Änderung per E-Mail mitteilen“ angehakt, entfernen Sie das Häkchen: Es ist nur eine Korrektur. Dann „Speichern“.

   Kalender(Termin öffnen)Wann & Wo
3. Rechnung neu anlegen

   Wählen Sie die Termine noch einmal. Steht kein Hinweis über dem Knopf, entsteht eine einzige Rechnung.

   RechnungenNeue Rechnung

Die Regel: eine Person, ein Standort

Auf jeder Rechnung steht, wer behandelt hat und wo. Darum kommt auf eine Rechnung nur, was eine Therapeut:in an einem Standort gemacht hat. Wählen Sie Termine von mehreren, teilt HopLab sie beim Anlegen auf.

Für den Ort gilt dasselbe: Termine in Linz Zentrum und im Studio Urfahr ergeben zwei Rechnungen, auch bei derselben Therapeut:in.

Woran Sie es vorher sehen

Im Dialog „Neue Rechnung“ steht dann über dem Knopf ein Hinweis, und der Knopf heißt „2 Entwürfe anlegen“ statt „Entwurf anlegen“.

Beide Entwürfe stehen danach in der Liste unter „Rechnungen“.

Warum HopLab das so macht

Die Rechnung nennt die behandelnde Person. Für Wahlpraxen kommt WAHonline dazu: ELDA nimmt je Honorarnote genau eine Vertragspartnernummer und eine Ordination. Eine gemischte Rechnung käme bei der Kasse nicht an. Die Regel gilt in jeder Praxis, auch ohne WAHonline.

Termine ohne Therapeut:in

Prüfen Sie „Behandelt von“ im Entwurf, wenn ein Termin keine Therapeut:in hatte. So ordnet HopLab ihn zu: Er bekommt keine eigene Rechnung, sondern kommt in eine Rechnung desselben Standorts, bei mehreren in die erste. Gibt es dort keine, entsteht eine Rechnung mit der Therapeut:in der übrigen Termine; hat keiner der Termine eine Therapeut:in, mit der Person, die die Rechnung anlegt.

Meldungen und was Sie tun

Woran Sie es erkennen

Fahren Sie mit der Maus über ein gesperrtes Feld oder einen Block: Ein Hinweis sagt, warum er gesperrt ist. Ihre eigenen Vorlagen bleiben änderbar.

Ist es Ihre eigene Vorlage und ein einzelner Block lässt sich nicht ausblenden, ist es eine Pflichtangabe nach § 11 UStG: Sie lässt sich verschieben und gestalten, aber nicht entfernen (Rechnungsvorlage gestalten). Fehlt Ihnen das Recht, ist der Rechnungsdesigner Inhaber:in und Administrator:in vorbehalten.

Die Gründe

Ging das Senden scheinbar durch, kam aber nicht an: Der Patient hat keine E-Mail bekommen (Postausgang und Zugriffsprotokoll).

Das Archiv

Vor dem Löschen sagt der Dialog, was geschieht. Archivierte Leistungen stehen unter „Archiv“ in der Preisliste; „Wiederherstellen“ bietet sie wieder an. Auch die Online-Buchung bietet eine archivierte Leistung nicht mehr an.