§ 7 WAHonline

Schritt für Schritt

1. WAHonline einschaltenEinstellungenKrankenkasse (WAHonline)
2. ELDA-Zugang der Praxis

   „Seriennummer“ und „Kennwort“ aus Ihrer ELDA-Registrierung (mit ID Austria). Das Kennwort liegt nur verschlüsselt vor. Dann „Verbindung prüfen“.

3. Ordination

   Anschrift und Bundesland. Sie gilt für Rechnungen ohne Termin und für Termine am Hauptstandort; sonst meldet HopLab den Standort des Termins: Welche Adresse bekommt die Kasse als Ordination?.

4. Therapeutinnen und Therapeuten

   Je Person die Vertragspartnernummer (sechs Ziffern, vergibt die ÖGK oder SVS) und das Fachgebiet.

Was je Patient nötig ist

• Krankenversicherung und Versicherungsnummer in der Akte (Patienten anlegen).
• Ein Haken bei „Einverstanden mit der elektronischen Einreichung (WAHonline)“ – HopLab merkt sich das Datum.
• Die Angaben der Verordnung an der Rechnung; aus einer Serie übernimmt HopLab sie selbst (Muss eine Verordnung dabei sein?).

Bei „Privat / keine“ gibt es nichts zu übermitteln; die Rechnung sagt das.

Darf die Rezeption übermitteln?

Von Haus aus nicht. Den Stand jeder Rechnung sieht die Rezeption immer. Mit dem Schalter „Rezeption darf an die Kasse übermitteln“ erlauben Sie ihr „An ELDA übermitteln“ und „Erneut übermitteln“.

Schritt für Schritt

1. Zahlung vermerken

   Erst eine bezahlte Rechnung lässt sich übermitteln: Zahlung erfassen und Rechnung versenden.

2. „An ELDA übermitteln“

   Im Abschnitt „Krankenkasse (WAHonline)“ der Rechnung.

   Rechnungen(Rechnung öffnen)Krankenkasse (WAHonline)
3. Vorschau prüfen

   Kasse, „Positionen an ELDA“ mit ÖGK-Nummer und Katalogtext, „Diagnose“, Verordnung, Ordination und „Dokumente an ELDA“.

4. „Übermitteln“

   HopLab prüft die Meldung gegen das Schema der Sozialversicherung und sendet sie.

Was mitgeht

• Die Honorarnote als PDF – dieselbe Datei, die der Patient bekam. Die ÖGK verlangt sie.
• Die Verordnung als PDF, wenn eine dabei ist.
• Je Datei 1 KB bis 2 MB. Passt eine nicht, bleibt sie weg, die Meldung geht trotzdem, und die Vorschau sagt es.

Je Meldung genau eine Therapeut:in mit ihrer Vertragspartnernummer und eine Ordination. Darum teilt HopLab Rechnungen schon beim Anlegen auf: Warum hat HopLab zwei Rechnungen erstellt?.

Hinweise in der Vorschau

Danach

Übernimmt die Kasse die Honorarnote, informiert HopLab den Patienten im Namen der Praxis per E-Mail, bei der ÖGK mit dem Weg zu MeineÖGK. Weist sie sie ab, bekommen die behandelnde Therapeut:in sowie Inhaber:in und Administrator:innen eine E-Mail mit Rechnungsnummer und Grund: Was heißt „ELDA abgewiesen“?.

Schritt für Schritt

1. Abgewiesene Rechnungen finden

   Wählen Sie unter „Rechnungen“ den Filter „ELDA abgewiesen“. Den gleichen Weg öffnet „Ansehen“ beim Hinweis auf der Übersicht.

   RechnungenFilter „ELDA abgewiesen“
2. Den Grund lesen

   Öffnen Sie die Rechnung. Im Abschnitt „Krankenkasse (WAHonline)“ steht unter „Verlauf“ der Grund der Kasse in Rot. Dieselbe Begründung kam per E-Mail an die behandelnde Therapeut:in und an Inhaber:in und Administrator:innen.

   Rechnungen(Rechnung öffnen)Krankenkasse (WAHonline)Verlauf
3. Die Angabe korrigieren

   Wo, steht in der Tabelle Gründe der Kasse. Dann erneut übermitteln.

Erneut übermitteln

Ist die Angabe korrigiert, öffnet „Erneut übermitteln“ an der Rechnung die Vorschau. Prüfen Sie sie und bestätigen Sie mit „Erneut übermitteln“. HopLab baut die Meldung dabei mit den aktuellen Angaben neu.

Gründe der Kasse, wörtlich

Diese Texte kommen aus dem Prüfkatalog der Sozialversicherung (WAH V8.0). HopLab zeigt sie so, wie die Kasse sie schickt.

Die Akte öffnen Sie über „Patienten“ › (Patient öffnen) › „⋯“ › „Stammdaten bearbeiten“. Andere Codes betreffen Felder, die HopLab selbst füllt: Schreiben Sie uns mit der Rechnungsnummer an support@hoplab.app.

Die Zeichen in der Rechnungsliste

Neben jeder übermittelten Rechnung steht ein Zeichen. Zeigen Sie mit der Maus darauf, steht der Text dazu.

Wie lange es dauert

Solange eine Honorarnote unterwegs ist, fragt HopLab laufend bei ELDA nach der Rückmeldung, höchstens alle 5 Minuten. Wie lange die Kasse für ihre Antwort braucht, legt sie selbst fest. HopLab setzt keine Frist; fragen Sie die Kasse.

Wie lange Patientinnen Zeit haben, die Erstattung selbst einzureichen, steht im Beitrag Wahlphysiotherapie: Honorarnote und WAHonline.

Gescheitert oder Ausgang offen

Ist ELDA nicht erreichbar, versucht HopLab es knapp drei Tage lang selbst weiter. Erst danach steht „Übermittlung gescheitert“ an der Rechnung.

Kommt keine Antwort, sendet HopLab nicht von selbst noch einmal. An der Rechnung steht dann:

Fehlt sie in ELDA Online, wählen Sie „Fehlt in ELDA Online – erneut übermitteln“.

Was Sie sehen

• An der Rechnung den Stand bei ELDA und den Verlauf mit allen Rückmeldungen.
• Nach der Übernahme bekommt der Patient von HopLab eine E-Mail im Namen der Praxis, bei der ÖGK mit dem Weg zu MeineÖGK.

Fragt ein Patient nach seinem Geld, verweisen Sie ihn an seine Krankenkasse.

Woher HopLab die Verordnung nimmt

ELDA nimmt nur PDF bis 2 MB. Fotos (JPG, PNG und HEIC vom iPhone oder iPad) macht HopLab zum PDF, und einen größeren Scan verkleinert es; Sie können bis 20 MB hochladen. Ein PDF, das sich nicht öffnen lässt (beschädigt oder mit Kennwort geschützt), nimmt HopLab nicht an: Bei der Kasse könnte es niemand lesen. Legen Sie Verordnungen am besten gleich in der Serie an, dann stimmt es für alle Rechnungen dieser Verordnung.

Erste Rechnung und Folgerechnungen

HopLab schickt die Verordnung mit jeder Rechnung, denn so bearbeitet die Kasse am schnellsten. Gesperrt ist aber nur die erste Rechnung einer Verordnung. Entfernen Sie die Verordnung an einer Folgerechnung und die Kasse hat sie schon, warnt die Vorschau nur. Das gilt, sobald eine Rechnung derselben Serie oder mit gleichem Arzt und gleichem Behandlungsgrund bei ELDA angekommen ist. Eine Verordnung über mehrere Rechnungen erkennt HopLab an der Serie oder am Arzt. Fehlt beides, hängen Sie sie an jede Rechnung selbst an. Kommt der Patient nach einer abgeschlossenen Serie wieder, übernimmt HopLab die alte Verordnung nicht: Die Rechnung braucht die neue. Steht ein Termin über die verordnete Anzahl hinaus auf der Rechnung, sagt es die Vorschau vor dem Übermitteln.

Wer die Verordnung prüft

Bei der ÖGK prüft ein Sachbearbeiter die Verordnung, nachdem die Honorarnote übernommen ist. „Von der Kasse übernommen“ heißt also noch nicht, dass die Verordnung passt. Stimmt etwas nicht oder fehlt etwas, schreibt die Kasse dem Patienten per E-Mail oder Brief. Die Praxis bekommt darüber keine Rückmeldung. Auch SVS, LKUF, KFA Wels und KFA Graz fordern eine fehlende Verordnung beim Patienten an, nicht bei der Praxis. Die KFL OÖ lehnt die Rechnung gegenüber dem Patienten ab, die Praxis erfährt auch das nicht. Die KFA Graz braucht außerdem die genaue Art der Therapie wie auf der Zuweisung und erstattet nicht mehr, als verordnet ist; die Vorschau erinnert daran.

Die Meldung

Davor steht der Feldname „Diagnose“ und der Text selbst. Die Meldung steht unter „Für die Übermittlung fehlt noch“. Kam der Text aus einer Serie, die bis zu 300 Zeichen erlaubt, ändern Sie ihn an der Rechnung; die Serie bleibt, wie sie ist.

Schritt für Schritt

1. Rechnung stornieren

   Rechnung stornieren – sie war noch nicht bei der Kasse, also geht nichts an ELDA.

2. Neu anlegen

   Unter „Nicht abgerechnet“ dieselben Termine wählen. HopLab legt je Therapeut:in und Standort einen Entwurf an.

   RechnungenNicht abgerechnet
3. Stellen, Zahlung vermerken, übermitteln

   Für jede neue Rechnung einzeln.

Hat der Patient schon bezahlt, vermerken Sie die Zahlung an den neuen Rechnungen mit demselben Tag. Eine vorgemerkte Sendung einer solchen Rechnung scheitert vor dem Senden mit diesem Grund; es geht nichts an ELDA.

Die Regeln

• Eine Meldung nennt eine Ordination. Darum entsteht je Standort eine eigene Rechnung (Warum hat HopLab zwei Rechnungen erstellt?).
• Das Bundesland der Abrechnungsstelle folgt nicht dem Standort: Bei ÖGK und KFA steht es durch den Träger fest, bei SVS und BVAEB gilt das Bundesland aus den Einstellungen.
• Steht ein Termin der Rechnung nicht mehr im Kalender, sagt die Vorschau es und nimmt die Ordination laut Einstellungen oder laut den übrigen Terminen.