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Testphase, Tarif und Kündigung
Kurz gesagt
Nach der Registrierung testen Sie 14 Tage ohne Zahlungsdaten. Danach buchen Inhaber:in oder Administrator:in den Tarif Basis je Zugang, auf Wunsch mit einem Analysepaket. Gekündigt wird im Kundenportal von Stripe.
Wo finde ich das?EinstellungenTarif & AbrechnungTarif
Die Testphase
- 14 Tage, 5 Videoauswertungen, 2 Zugänge; offene Einladungen zählen mit.
- Vier Tage vor dem Ende erscheint ein Hinweis.
- Danach sind neue Auswertungen gesperrt. Akten, Befunde und der Export bleiben 30 Tage nutzbar; ohne Tarif löscht HopLab die Praxis danach.
Tarif buchen und ändern
- Tarif wählen
Monatlich oder jährlich, dazu die Zahl der Zugänge.
EinstellungenTarif & AbrechnungTarif - Bei Stripe bezahlen
Zahlungsdaten gibt es nur bei Stripe; HopLab sieht sie nie.
- Später ändern
Weitere Zugänge und ein größeres Analysepaket gelten sofort und werden anteilig berechnet, ein kleineres Paket ab dem nächsten Monat.
Die Preise stehen unter Preise. Das Analysepaket zählt nur KI-Videoauswertungen; die Praxissoftware ist im Tarif Basis immer enthalten.
Kündigen und Rechnungen von HopLab
„Abonnement verwalten“ öffnet das Kundenportal von Stripe. Dort laden Sie die Rechnungen von HopLab herunter, ändern das Zahlungsmittel und kündigen zum Ende des Abrechnungszeitraums. Bezahlte Beträge werden nicht erstattet, auch nicht anteilig.
EinstellungenTarif & AbrechnungTarifAbonnement verwalten
Nach der Kündigung bleiben die Daten lesbar und exportierbar; nur neue Auswertungen sind gesperrt. Ohne Online-Abschluss (etwa Tarif Klinik) kündigen Sie per E-Mail an support@hoplab.app.
Speicher ansehen und erweitern
Kurz gesagt
Videos und Dokumente der Patienten teilen sich 10 GB je Praxis. Wie voll der Speicher ist, steht im Reiter „Speicher“; dort erweitern Inhaber:in oder Administrator:in auf 20 oder 50 GB.
Wo finde ich das?EinstellungenTarif & AbrechnungSpeicher
Was zählt
- Zählt: Videos mit ihren Ergebnissen, laufende Uploads und hochgeladene Dokumente (Reiter „Dokumente“ der Akte, Verordnungen der Serien).
- Zählt nicht: Rechnungen, Kasse, Einträge der Dokumentation und die Datenbanken der Praxis. Sie funktionieren auch bei vollem Speicher.
So sieht es in HopLab aus
Videos 3,2 GB · Dokumente 0,4 GB
Wenn der Speicher voll ist
Ab 80 % zeigt HopLab beim Hochladen „Speicher fast voll“. Ist er voll, nimmt HopLab kein neues Video und kein neues Dokument an; alles Vorhandene bleibt. Löschen Sie alte Aufnahmen oder Dokumente, oder erweitern Sie den Speicher.
- Reiter „Speicher“ öffnenEinstellungenTarif & AbrechnungSpeicher
- 20 GB oder 50 GB wählen
Mehr gilt sofort und wird anteilig berechnet, weniger gilt sofort ohne Gutschrift. Preise: Preise.
Patientendaten aus einer anderen Software übernehmen
Kurz gesagt
Speichern Sie die Patientenliste der bisherigen Software als CSV und laden Sie sie unter „Datenübernahme“ hoch. Die Vorschau ist kostenlos; das Übernehmen kostet einmalig 25 € und lässt sich 14 Tage rückgängig machen.
Wo finde ich das?EinstellungenDaten & ExportDatenübernahme
Schritt für Schritt
- Liste als CSV speichern
Eine Excel-Datei speichern Sie vorher als CSV. Gelesen werden UTF-8 und Windows-1252, getrennt mit Semikolon, Komma oder Tabulator, bis 10 MB und 20.000 Zeilen.
- Datei hochladenEinstellungenDaten & ExportDatenübernahme
- Spalten zuordnen
HopLab ordnet die Spalten nach ihrem Namen vor, auch für den Patientenexport von appointmed. Prüfen Sie die Zuordnung.
- Vorschau prüfen
Sie sehen, wer übernommen wird. Doppelte und schon vorhandene Patienten (gleicher Name und Geburtsdatum oder gleiche Versicherungsnummer) werden übersprungen; die übersprungenen Zeilen gibt es als Liste zum Korrigieren.
- Freischalten und übernehmen
Einmalig 25 €, danach 30 Tage für beliebig viele Dateien freigeschaltet.
Was übernommen wird
- Name und Titel, Geburtsdatum, die bisherige Patientennummer, E-Mail, Telefon und Mobil, Anschrift.
- Versicherungsnummer (mit Prüfziffer) und Krankenversicherung; „privat“, „keine“ und „Selbstzahler“ werden zu „Privat / keine“.
- Weitere Spalten wie Zuweiser oder Bemerkungen auf Wunsch in die Notizen; was HopLab nicht lesen kann, ebenfalls.
Nicht übernommen werden Termine, Dokumentation und Rechnungen der bisherigen Software. Patienten ohne Krankenversicherung tragen danach „Versicherung fehlt“; HopLab fragt sie beim nächsten Bearbeiten ab.
Rückgängig machen
14 Tage lang lässt sich ein Import zurücknehmen. Patienten, die inzwischen einen Termin oder eine Rechnung haben, bleiben dabei. Übernehmen und Zurücknehmen dürfen Inhaber:in und Administrator:in; beides steht im Zugriffsprotokoll.
Daten exportieren oder die Praxis löschen
Kurz gesagt
Unter „Daten & Export“ laden Inhaber:in und Administrator:in alle Daten der Praxis als ZIP herunter, jederzeit, auch nach dem Ende des Abonnements. Die ganze Praxis löscht nur eine Inhaber:in.
Wo finde ich das?EinstellungenDaten & Export
Datenexport
- „Datenexport“ öffnenEinstellungenDaten & ExportDatenexport
- Export starten
HopLab stellt das Archiv im Hintergrund zusammen und schreibt Ihnen, wenn es fertig ist.
- Herunterladen
Das Archiv liegt 72 Stunden bereit und wird dann gelöscht.
Was im Archiv steht, beschreibt KI und Datenschutz. Die Daten eines einzelnen Patienten (Auskunft nach Art. 15 DSGVO) holen Sie aus seiner Akte: Auskunft geben und Patienten löschen.
Die Praxis löschen
Im Reiter „Organisation löschen“, nur für Inhaber:innen, mit dem Namen der Praxis und Ihrem Passwort. Ein laufendes Abonnement endet sofort. Exportieren Sie vorher: Rechnungen sind sieben Jahre aufzubewahren.
EinstellungenDaten & ExportOrganisation löschen
Ihr eigenes Konto löschen Sie unter „Profil“; HopLab zeigt vorher, was mit Ihren Praxen geschieht.
Was zeigt die Übersicht?
Kurz gesagt
Die Übersicht ist die erste Seite nach dem Anmelden. Sie zeigt die Termine dieser Woche, die zuletzt ausgewerteten Tests und – wenn Ihre Praxis WAHonline nutzt – was die Krankenkasse seit Ihrem letzten Besuch zurückgemeldet hat.
Wo finde ich das?Übersicht
Diese Woche
Je Tag die Auslastung und alle Termine mit Uhrzeit, Patient und Therapeut:in. Heute steht oben, danach die kommenden Tage; frühere Tage der Woche sind unter „Frühere Tage“ eingeklappt. Der Termin, der gerade läuft, und der nächste sind markiert, abgesagte durchgestrichen. Auf Wunsch sehen Sie nur Ihre eigenen Termine.
Kacheln
Über der Liste: „Termine heute“, „Buchungsanfragen“, „Überfällige Rechnungen“ und „Nicht abgerechnet“. Ein Klick öffnet den Bereich dahinter, bei den Rechnungen gleich mit dem passenden Filter. Kacheln zu Bereichen ohne Recht fehlen; die Zahlen zur Videoauswertung erscheinen, sobald es Auswertungen gibt.
Rückmeldungen der Krankenkasse
Hat die Kasse seit Ihrem letzten Besuch Honorarnoten übernommen oder abgewiesen, steht oben ein Hinweis mit der Zahl:
So sieht es in HopLab aus
Rückmeldung von ELDA seit Ihrem letzten Besuch: 2 Rechnungen übernommen, 1 Rechnung abgewiesen.
„Ansehen“ öffnet die Rechnungen, bei einer Abweisung gleich mit dem Filter „ELDA abgewiesen“. Was dann zu tun ist: Was heißt „ELDA abgewiesen“?.
Ihren letzten Besuch merkt sich der Browser. Am zweiten Gerät sehen Sie dieselben Rückmeldungen deshalb noch einmal.
Zuletzt ausgewertet
Im zweiten Reiter die acht zuletzt angelegten Tests der Videoauswertung mit Übung, Datum, Status und Ampel. Die Rolle Rezeption sieht diesen Reiter nicht.